Caso studio: Chatbot ufficio tecnico

Questa iniziativa nasce da un nostro Automation Audit effettuato in [redacted] che fattura 9Mln di euro in ambito produzione impianti di termo idraulica. L’analisi ha evidenziato la necessità di ridurre il tempo speso dall’ufficio tecnico in verifiche ripetitive e a basso valore. L’obiettivo è evitare perdite di tempo, accelerare le valutazioni degli studi di fattibilità e fornire risposte affidabili alle richieste interne ed esterne.

Il chatbot entra in azione nelle fasi di analisi tecnica e progettazione, dove in base all’input dell’ufficio tecnico, viene verificata la fattibilità rispetto alle specifiche e alle capacità dell’officina (macchinari, disegni tecnici etc). È utile anche nel post‑vendita, perché consente di interrogare rapidamente il sistema per ottenere informazioni sull’impianto venduto ed eventuali limitazioni tecniche. I principali utilizzatori sono tecnici e commerciali.

Le conoscenze del sistema si basano su manuali tecnici, documentazione operativa del reparto e storici delle non conformità. Le fonti vengono aggiornate con cadenza semestrale e l’accesso è limitato alla rete interna aziendale, in base a dei vincoli di IP.

Descrizione automazione

Il sistema adotta un approccio di Retrieval Augmented Generation (RAG), questo permette all’AI di avere in ingestione una quantità di dati molto più elevata di una semplice chat con dei PDF. A partire dalle specifiche del tecnico, il modello recupera i contenuti più pertinenti, li analizza e fornisce un giudizio di fattibilità accompagnato da motivazioni, alternative praticabili e rischi potenziali. Sono applicate linee guida che impediscono l’esecuzione di istruzioni al di fuori del perimetro funzionale previsto, mantenendo coerenza e sicurezza operativa.

Attualmente il processo prevede l’inserimento della scheda tecnica associata al disegno e la verifica puntuale rispetto alle specifiche dell’officina. È pianificata un’estensione che abiliti una prima analisi automatica del disegno per descriverne la composizione fisica, seguita da una valutazione sull’estratto generato. I disegni CAD vengono descritti testualmente dall’AI e indicizzati in un database vettoriale, così da renderli ricercabili e riutilizzabili nelle risposte.

L’interfaccia è accessibile via browser e fruibile all’interno della rete locale, sia su palmari sia su PC. Questa scelta garantisce maggiore accessibilità da parte dell’officina e da parte degli uffici anche da parte di personale non tecnico, senza dipendere da connessioni esterne o strumenti terzi.

Il sistema è installato on‑premise: i dati non escono dall’infrastruttura del cliente e non vengono inviati a terze parti. L’accesso è consentito solo dalla rete aziendale, assicurando controllo e riservatezza lungo l’intero ciclo di utilizzo.

Risultati

L’adozione dell’automazione ha ridotto sensibilmente i tempi di verifica: si è passati da tre giornate su un ciclo di prototipazione di ventidue giorni a un singolo meeting di due ore fra produzione e ufficio tecnico. Il tempo liberato è stato riallocato su attività a maggior valore, migliorando il lead time e la qualità delle decisioni grazie a motivazioni, alternative e rischi esplicitati. L’intervento umano resta previsto per la decisione finale e per la definizione di soluzioni alternative, mantenendo il controllo tecnico senza rinunciare all’efficienza del supporto AI.

Uno dei prossimi passi è l’implementazione di una pipeline di analisi automatica dei disegni per generare descrizioni strutturate. Questo permette all’ufficio tecnico di dare in pasto sempre più dati utili e all’AI di avere dati formattati testualmente. In parallelo verranno definite metriche di monitoraggio su accuratezza, latenza e tasso di risposta automatica, così da governare qualità e prestazioni nel tempo.