Caso studio: Rapportini

Questa iniziativa nasce da un nostro Automation Audit effettuato in [redacted], azienda con un fatturato di 12 milioni di euro in ambito di installazione e manutenzione di impianti di domotica. L'analisi ha evidenziato la necessità di digitalizzare e normalizzare i rapportini degli interventi, con lo scopo di avere una copia digitale strutturata per la creazione di report mensili sugli interventi di manutenzione svolti e una visione completa dei costi operativi.

L'automazione è divisa in due processi: la scansione dei rapportini storici cartacei e la creazione digitale dei nuovi rapportini tramite applicativo mobile. Il sistema estrae e normalizza automaticamente le informazioni dai documenti esistenti, mentre l'app guida gli operatori del service nella compilazione standardizzata dei nuovi interventi, eliminando la variabilità nella descrizione e garantendo coerenza nei dati raccolti. L’applicativo viene installato nel telefono utilizzato dagli operatori del reparto Service.

Le informazioni elaborate vengono salvate in un database dedicato, separato dal sistema gestionale principale e utilizzato esclusivamente per analisi e reportistica su questa automazione.

Descrizione automazione

Il sistema adotta un doppio sistema per gestire sia lo storico della documentazione, che il flusso operativo corrente.

Per i rapportini cartacei esistenti, viene utilizzata una coppia di OCR (Optical Character Recognition) e Intelligenza Artificiale per l'estrazione del testo, l'analisi del contenuto e la normalizzazione delle descrizioni in formato strutturato. I dati vengono poi salvati in un database dedicato, mantenendo l'isolamento rispetto al sistema gestionale principale.

Per i nuovi interventi, gli operatori utilizzano un'applicazione installata sul dispositivo utilizzato per le uscite. L'applicazione consente di :

• selezionare l'uscita programmata,
• allegare foto e video, e inserire descrizioni delle anomalie riscontrate seguendo un formato standardizzato.

Questo approccio elimina la variabilità nella compilazione e garantisce uniformità nei dati raccolti.

Una volta digitalizzati, i dati entrano nella fase di analisi e reportistica. Il sistema genera automaticamente ad inizio mese un report dettagliato con tutte le informazioni rilevanti sugli interventi svolti, includendo anche una visione economica delle uscite.

Il calcolo dei costi viene effettuato utilizzando parametri forniti dal cliente, come:

• Il costo per chilometro
• Il costo orario per operatore.

permettendo una gestione completa degli aspetti operativi ed economici.

L'intelligenza artificiale utilizzata non è installata nell’hardware messo a disposizione dal cliente, ma fa utilizzo di modelli pre-allenati forniti da terzi e collegati tramite API.

Risultati

L'adozione dell'automazione ha permesso la digitalizzazione completa del processo di creazione e gestione dei rapportini, fornendo all'azienda un controllo a 360 gradi sui costi operativi e sulla quantità di interventi gestiti.

La normalizzazione delle descrizioni ha migliorato la qualità dei dati raccolti, eliminando ambiguità e facilitando l'analisi degli interventi. La generazione automatica dei report mensili ha fornito visibilità immediata sulle attività svolte e sui relativi costi.

Il prossimo passo è l'implementazione di un sistema per programmare in modo efficiente le uscite degli operatori, scegliendo le rotte secondo regole definite dal cliente, come il numero di clienti per zona, le priorità e la data di apertura delle segnalazioni.