Si legge il PDF o il DWG renderizzato su più viste, si censisce il materiale necessario e si interrogano nel gestionale i prezzi dei pezzi e delle lavorazioni. Quello che esce è la parte lunga del preventivo già fatta: margine, urgenza e decisione di non fare l'offerta restano di una persona.
L'ufficio tecnico è il posto più costoso dell'azienda, e quasi nessuno lo tratta come tale.
Arriva una richiesta: un PDF, un disegno, a volte un capitolato. Qualcuno di bravo — spesso il più bravo — passa una giornata o due a smontarlo, contare i pezzi, cercare i prezzi, mettere insieme un'offerta. Poi l'offerta parte, e una buona parte di quelle offerte non si chiude. Quel tempo non è stato pagato da nessuno, e nessuno lo mette a bilancio perché non arriva una fattura.
È il processo più costoso e meno raccontato del manifatturiero. Se ne parla poco anche perché è quello dove chi vende automazione promette più di quanto possa mantenere.
Come si ricava il materiale da un disegno PDF o DWG?
Incrociando più viste dello stesso disegno e riconoscendo i pezzi ricorrenti, poi chiedendo i prezzi al gestionale. L'abbiamo strutturato per un mobilificio, e la scelta del settore non è casuale: è la prima cosa onesta da dire.
La seconda è che quel cliente non ci ha autorizzato a nominarlo, quindi qui il caso da leggere non c'è. Lo scriviamo perché sulle altre pagine il progetto ha un nome e un numero, e su questa no.
Il sistema legge il PDF o il DWG renderizzato su più viste, fa il censimento del materiale necessario, e poi interroga il gestionale per recuperare i prezzi dei singoli pezzi e delle varie lavorazioni. Quello che esce è la parte lunga del preventivo già fatta: cosa serve, quanto costa, dove.
Tre dettagli che contano più di quanto sembri:
Più viste, non una. Da una proiezione sola non si capisce cos'è un pezzo. Il censimento va fatto incrociando le viste, altrimenti quello che ne esce è un'ipotesi travestita da distinta — e una distinta sbagliata è peggio di nessuna distinta, perché sembra affidabile.
I prezzi vengono dal gestionale, al momento. Non da un listino copiato dentro il sistema. È la differenza fra un preventivatore che resta vero e uno che dopo sei mesi vi fa fare un'offerta su prezzi vecchi: se i prezzi vivono in due posti, uno dei due prima o poi è sbagliato.
Le lavorazioni contano quanto il materiale. Un pannello non costa il pannello: costa il pannello più il taglio, il bordo, le forature. Un censimento che si ferma alla materia prima produce un numero che non regge il primo confronto con la realtà.
Funziona anche per i capitolati di macchinari?
No, e questa è la parte che nessun fornitore scrive volentieri.
In un mobilificio i pezzi sono semplici. Un fianco è un rettangolo con delle dimensioni, un materiale, un bordo e delle forature. Il disegno contiene quasi tutto quello che serve per arrivare a un costo, e quello che manca sta nel gestionale sotto forma di prezzo di listino e di lavorazione.
In un capitolato di macchinario no. Un pezzo è definito da tolleranze, trattamenti termici o superficiali, cicli di lavorazione, norme richiamate, controlli richiesti. Il costo dipende da come lo si fa, e come lo si fa lo decide una persona che conosce le macchine che avete in reparto. Un sistema che legge il disegno e sputa un prezzo, lì, sta indovinando — e lo sta facendo su un'offerta che potreste vincere.
Per questo l'abbiamo costruito dove funziona. Il confine non è tecnologico, è nel documento: quanto di ciò che determina il costo è scritto nel disegno, e quanto sta nella testa di chi quotare lo sa fare.
Cosa resta da fare a una persona?
Le decisioni. Il censimento e i prezzi sono lavoro meccanico, ed è giusto che li faccia una macchina. Quello che viene dopo no:
- il margine, che dipende da quanto volete quel lavoro;
- l'urgenza, che a volte vale più del margine;
- quanto vale quel cliente, che non sta scritto da nessuna parte;
- e la decisione di non fare l'offerta, che è quella che fa risparmiare di più.
Su queste il sistema non entra. Prepara il tavolo, non decide.
Quando non conviene?
Se ogni lavoro è diverso da tutti gli altri. Se non ci sono pezzi ricorrenti, non c'è niente da riconoscere e ogni disegno è un caso a sé.
Se i prezzi non stanno nel gestionale. Se listini e tempi di lavorazione vivono in un file Excel sul computer di una persona, il primo problema non è leggere il disegno: è che il prezzo non esiste in un posto interrogabile.
Se quotate cinque volte al mese. Il tempo dell'ufficio tecnico è caro, ma cinque quotazioni al mese non ripagano il progetto — e ve lo diciamo prima, non dopo.
Le altre automazioni pensate per lo stesso ufficio, settore per settore: aziende metalmeccaniche e costruttori di macchinari.
Le domande che tornano
Domande frequenti
- Funziona su qualsiasi disegno?
- No, e questa è la risposta più utile della pagina. Funziona dove i pezzi sono geometricamente semplici e ricorrenti: pannelli, fianchi, ripiani, ante. Su un capitolato di macchinario — dove un pezzo è definito da tolleranze, trattamenti, cicli di lavorazione e norme richiamate — il disegno non contiene abbastanza per arrivare a un prezzo, e nessun sistema può inventarselo.
- Il preventivo esce già pronto da mandare al cliente?
- Esce il censimento del materiale con i prezzi presi dal gestionale, cioè la parte lunga e noiosa. Le scelte che pesano — margine, urgenza, quanto vale quel cliente, se il lavoro conviene prenderlo — restano di chi le ha sempre fatte. È il punto in cui il sistema si ferma di proposito.
- Da dove arrivano i prezzi?
- Dal vostro gestionale, interrogato al momento. Non da un listino copiato e incollato da qualche parte, che è la cosa che rende un preventivatore vecchio di sei mesi entro sei mesi: se i prezzi vivono in due posti, uno dei due prima o poi è sbagliato — e sarà quello su cui avete fatto l'offerta.
- Ci vuole il CAD o basta il PDF?
- Lavoriamo sia sul PDF sia sul DWG renderizzato su più viste. Più viste, non una: da una proiezione sola mancano le informazioni per capire cos'è davvero un pezzo, e quello che ne esce sarebbe un'ipotesi travestita da distinta.
