Si calcola sommando il tempo che ogni persona coinvolta dedica al processo, moltiplicato per il costo orario e per i volumi reali, e confrontandolo con il costo dell'intervento e della manutenzione. In Co.Mas, per esempio, le ore stimate sono 189 al mese.
C'è un vuoto, in quasi tutte le aziende, fra due frasi. La prima è «ci vuole un sacco di tempo». La seconda è una decisione da qualche decina di migliaia di euro. In mezzo dovrebbe esserci un numero, e quel numero quasi nessuno ce l'ha.
Il risultato è che succedono due cose, entrambe costose: si rimanda per anni, oppure si automatizza il processo sbagliato — quello che dà più fastidio, non quello che costa di più. Sono due cose diverse e non coincidono quasi mai.
Questa pagina è il metodo che usiamo per riempire quel vuoto. Non è nostro nel senso di segreto: è nostro nel senso che lo applichiamo, e lo scriviamo qui così potete applicarlo anche senza di noi.
Come si calcola il risparmio di un'automazione?
Tre numeri, una sottrazione.
1. Il tempo che il processo si mangia oggi. Non «quanto ci vuole», ma: quante volte al mese succede × quanti minuti a volta × quante persone lo toccano. Il terzo fattore è quello che salta sempre, ed è quello che sposta il risultato di più.
2. Il tempo che resta dopo. Mai zero. Un'automazione chiude i casi normali e lascia le eccezioni, e le eccezioni le guarda una persona. Un conto che mette zero qui è un conto scritto da chi deve vendere.
3. Il costo dell'intervento. Costruirlo, e poi tenerlo vivo.
La differenza fra 1 e 2, moltiplicata per il costo orario pieno, è il risparmio annuo. Diviso il costo dell'intervento dà i mesi di rientro. È tutto qui, e la parte difficile non è la formula: è avere numeri veri da metterci dentro.
Quale tempo sfugge di solito al calcolo?
Quello delle persone che toccano il processo di striscio, e quello del lavoro che non si fa perché non c'è tempo. Chiedere «quanto tempo ci vuole?» dà sempre la risposta sbagliata, e non perché qualcuno menta: perché ognuno risponde per la propria parte.
Prendete il controllo di una fattura fornitore. L'addetto in contabilità dice cinque minuti, e ha ragione. Ma prima il magazziniere ha cercato il DDT nel raccoglitore (tre minuti), poi l'ufficio acquisti ha confermato al telefono che il prezzo era quello pattuito (quattro minuti, più l'interruzione), e in un caso su dieci qualcuno ha scritto al fornitore e ci ha ripensato due giorni dopo. Il processo costa il triplo di quello che costa alla persona che ne ha in mano il pezzo più grosso.
Per questo l'analisi non si fa a parole. Si guarda qualcuno lavorare sullo schermo: le inefficienze vere non le sa dire nessuno — chi le fa da otto anni non le vede più, e chi sta fuori non sa dove guardare.
E c'è un tempo che non si vede proprio: quello che non si fa. Le due persone in amministrazione che non riescono a stare dietro al recupero crediti perché passano le giornate a incrociare documenti sono un costo che non compare in nessun conto — ma è quello che rende il risparmio vero invece che teorico.
Cosa c'è dentro il costo di un'automazione?
Tre voci: costruirla, tenerla viva e il tempo vostro. Il preventivo di costruzione è la parte che tutti guardano. Le altre due sono quelle che fanno saltare i conti sei mesi dopo.
- Costruirlo. È la voce che vedete nel preventivo.
- Tenerlo vivo. Un fornitore cambia modulo, il gestionale si aggiorna, cambia una regola aziendale. Va messo a bilancio, non scoperto.
- Il tempo vostro. Le persone che devono spiegare il processo, validare le regole, guardare le prime settimane di eccezioni. Non è tempo perso, ma è tempo, e un piano che non lo prevede slitta.
Quanto hanno risparmiato aziende reali?
Sono i nostri progetti, e sono verificabili — ognuno ha la sua pagina con dentro l'azienda.
Co.Mas — controllo fatture, DDT e ordini, circa 6.000 ordini l'anno che diventano oltre 12.000 documenti. Il controllo incrociato passava per tre persone, oggi lo segue una sola sulle eccezioni. 189 ore uomo al mese sui controlli incrociati, rientro in nove mesi dall'entrata in produzione. È una stima, ed è giusto dire come è fatta: tempo medio per leggere un documento, riconciliarlo e cercare gli altri documenti del flusso, moltiplicato per i volumi reali di Co.Mas. I mesi di picco valgono di più, agosto molto meno, e il numero che si porta in un piano è la media. Le altre due persone sono andate su recupero crediti, bandi e rapporti con i fornitori: è quella riga che trasforma il risparmio in valore.
B2B Sales — analisi delle chiamate commerciali. Da 40 minuti a 5 per chiamata, e la conseguenza vera non è il tempo risparmiato: è che diventa possibile analizzarne dieci volte tante. Qui il beneficio non è meno costo, è più copertura sullo stesso costo.
MIA — immagini di prodotto per la moda. Da 25 € a 0,60 € a immagine. È il caso in cui il risparmio non si misura in ore: si misura sul costo unitario di una cosa che prima si comprava fuori.
Tre forme diverse dello stesso conto: ore liberate, capacità aggiuntiva a parità di costo, costo unitario abbattuto. Prima di fare i numeri conviene sapere quale delle tre state cercando, perché si misurano in modo diverso.
Quando l'automazione non si ripaga?
In quattro casi. Li diciamo prima, ed è la parte che rende leggibile tutto il resto.
Quando il volume è basso. Sotto una certa soglia non torna nemmeno con l'automazione gratis, perché il costo vero non è costruirla: è tenerla viva.
Quando il processo cambia ogni mese. Automatizzare qualcosa che non si è stabilizzato vuol dire riscrivere le regole più spesso di quanto le si usi. Prima si ferma il processo, poi lo si automatizza.
Quando le ore liberate non hanno dove andare. Se le persone tornate libere non hanno una coda di lavoro che aspetta, il risparmio resta sulla carta. È la domanda più scomoda dell'analisi e la facciamo sempre.
Quando il dato di partenza non esiste. Se il documento non viene archiviato, se l'ordine si fa via mail senza passare dal gestionale, il primo problema non è l'automazione: è che i dati non ci sono.
Da dove si parte?
Dal numero, non dal software. Il primo passo che proponiamo è una giornata in azienda che finisce con quanto vi costano davvero le attività fatte a mano, la classifica di cosa conviene sistemare per primo, e due preventivi pronti sui primi due della lista. Il documento resta vostro anche se poi non facciamo niente insieme.
Si paga, e il prezzo è pubblico: com'è fatta la giornata. Un'analisi gratis è un preventivo travestito — chi la regala ha bisogno che il progetto parta. Incassandola prima possiamo permetterci di dirvi che non vi conviene fare niente, e ogni tanto è quello che diciamo.
Le domande che tornano
Domande frequenti
- Quanto costa automatizzare un processo?
- Dipende da quattro cose, e sono sempre le stesse: quanti sistemi bisogna toccare, se i dati di partenza esistono già in forma leggibile, quante eccezioni ha il processo, e chi deve approvare cosa. Un intervento su un processo singolo con un sistema solo e dati puliti sta su un ordine di grandezza; lo stesso processo su tre sistemi con i documenti da leggere ne sta su un altro. Per questo non pubblichiamo un listino: darebbe un numero a una domanda che ha bisogno di quattro risposte. In una call da quindici minuti si capisce in quale dei due mondi siete.
- Perché non pubblicate i prezzi come fanno altri?
- Perché il numero che serve per decidere non è quanto costa: è quanto vi costa non farlo. Una forchetta in euro su una pagina risponde alla domanda sbagliata e vi fa confrontare due preventivi che non stanno misurando la stessa cosa. Quello che pubblichiamo è il risparmio calcolato sui volumi veri di clienti veri, che è il termine di paragone contro cui qualunque preventivo va letto — il nostro compreso.
- Come faccio a fidarmi dei numeri che mi date?
- Non chiedendoci di fidarvi. Il conto si costruisce sui vostri volumi e sui vostri tempi, non sui nostri benchmark, e si valida con voi mentre lo si fa: se un numero non torna lo si corregge lì. Il documento che ne esce resta vostro anche se il progetto non parte, e potete usarlo per leggere il preventivo di chiunque altro.
- E se poi mi dite che non conviene?
- Succede, ed è il motivo per cui l'analisi si paga. Chi la fa gratis ha bisogno che il progetto parta, quindi troverà sempre qualcosa da vendere. Incassando la giornata prima possiamo permetterci di dire che il conto non torna — e vi siamo costati una giornata invece di un progetto.
