La domanda arriva quasi sempre così: «ci hanno fatto due preventivi, uno per un gestionale a pacchetto e uno per una cosa su misura, e non sappiamo quale prendere». Poi si scopre che i due preventivi non stanno misurando la stessa cosa, e che la domanda vera è un'altra.
Non è su misura o pacchetto. È: quale parte del vostro lavoro è uguale a quella di tutti gli altri, e quale no.
Sulla prima, il pacchetto vince sempre. Sulla seconda, un pacchetto vi costringe a lavorare come lavorano gli altri — e se quella parte è la ragione per cui i clienti comprano da voi e non dal concorrente, l'avete appena buttata via per risparmiare sul software.
Cinque criteri per decidere
1. Quanto è vostro il processo. Fatturazione, contabilità, paghe, magazzino standard: sono uguali ovunque, e chi li fa a pacchetto li fa meglio di chiunque li rifaccia. Il configuratore che tiene insieme il vostro modo di quotare, invece, è uguale solo a voi.
2. Quanto durerà. Un software su misura costa di più il primo anno e meno dal terzo, perché non ha canoni per utente. Se il processo che deve reggere cambierà fra un anno, quel vantaggio non arriva mai.
3. Quanti utenti. Il canone per utente è la voce che rende il confronto interessante: dieci utenti sono una cosa, novanta sono un'altra, e a novanta il conto si ribalta prima di quanto sembri.
4. Quanto deve parlare con quello che avete già. Un pacchetto che deve scambiare dati con tre vostri sistemi vi costa in integrazioni quello che pensavate di risparmiare in licenze — e ogni suo aggiornamento è un rischio su cui non decidete voi.
5. Quanto è alto il costo di sbagliare. Se il software sbagliato blocca la produzione, la scelta pesa più del prezzo. Se blocca un report mensile, si può correggere strada facendo.
I casi in cui il pacchetto vince
E sono più di quanti ce ne piacerebbe ammettere.
- Il processo è standard e voi lo state solo complicando. Capita spesso: l'azienda chiede un su misura per replicare un modo di lavorare che è nato da un limite del software precedente. Lì la risposta giusta è cambiare abitudine, non scrivere codice.
- Esiste un verticale del vostro settore. Se qualcuno ha già passato dieci anni a capire il vostro mestiere e a metterlo in un prodotto, partire da zero è una scommessa che di solito si perde.
- Serve subito. Un pacchetto è in piedi in settimane. Se la scadenza è quella, la discussione finisce lì.
- Il numero di utenti è piccolo e resterà piccolo. Con pochi utenti il canone non morde e il vantaggio economico del su misura non arriva.
Quando siamo in uno di questi quattro casi lo diciamo, anche quando significa non fare il progetto. Se la soluzione esiste già e costa meno, comprarla è la risposta giusta — e ve lo diciamo prima di scrivere una riga, non dopo.
Il costo che nessuno mette in preventivo
Non è nel preventivo del pacchetto e non è in quello del su misura, ma esiste in tutti e due.
Le personalizzazioni del pacchetto. Un pacchetto puro costa quello che dice il listino. Un pacchetto piegato a somigliare al vostro processo costa il listino più il lavoro di piegatura — e quel lavoro va rifatto a ogni aggiornamento, per sempre. È la voce che fa saltare i confronti a tre anni.
Il tempo delle persone. Vale in entrambe le direzioni: un pacchetto che fa lavorare venti persone in un modo un po' più scomodo per otto ore al giorno costa più di quanto costerebbe fare le cose per bene, e nessuno lo mette a bilancio perché non arriva una fattura.
L'uscita. Un pacchetto proprietario con i vostri dati dentro un formato che è solo suo costa poco finché va bene. Il conto arriva il giorno che volete andarvene. La stessa cosa vale per un su misura scritto in modo che solo chi l'ha scritto lo possa mantenere — e vale anche quando quel qualcuno siamo noi. Per questo la proprietà del codice si decide prima e si scrive nel contratto: sul molto customizzato è del cliente, sullo standardizzato resta nostra, e in nessuno dei due casi la documentazione e gli accessi sono un favore.
Come lo decidiamo, insieme a voi
Non su un modulo. Si guarda il processo, si contano le ore che si mangia oggi, e si fanno due conti — quello del pacchetto con dentro personalizzazioni e canoni sull'orizzonte reale, e quello del su misura con dentro la manutenzione. Sono due numeri confrontabili, e in genere uno dei due è chiaramente più grande.
Se dalla nostra parte esce il numero più grande, ve lo diciamo. Ne abbiamo consegnati 60+, di progetti: quelli che ricordiamo meglio non sono i più grandi, sono quelli in cui si è capito subito cosa non costruire.
Il modo per arrivarci senza fidarsi di nessuno è contare quanto costa oggi: finché quel numero non c'è, la scelta fra su misura e pacchetto è una questione di simpatia fra fornitori.
Domande frequenti
Le domande che tornano
- Quanto costa di più un software su misura rispetto a un pacchetto?
- Di più il primo anno, quasi sempre. Il confronto onesto però non è fra i due prezzi di listino: è fra il su misura e il pacchetto più le personalizzazioni, più i canoni per utente moltiplicati per gli anni in cui lo userete, più il tempo delle persone che lavorano in un modo che non è il loro. Su tre anni il confronto cambia spesso segno, e su cinque quasi sempre — ma non sempre, ed è per questo che va fatto invece che dato per scontato.
- Il codice di chi è?
- Dipende da quanto è vostro il software, e si decide prima di firmare, non dopo. Le soluzioni molto customizzate — costruite sul vostro processo e su nient'altro — prevedono che il codice sia del cliente. Quelle standardizzate, cioè costruite sopra qualcosa che abbiamo già e che manteniamo per più aziende, restano nostre: è quello che permette di non farvi pagare da zero un pezzo già scritto e già collaudato altrove. La cosa che non cambia mai è che sia scritto nel contratto: una proprietà del codice lasciata implicita è un problema che si scopre il giorno peggiore.
- E se dopo due anni non ci siete più?
- È la domanda giusta da fare, a noi e a chiunque altro, e merita due risposte. La prima riguarda noi: siamo finanziariamente solidi e lavoriamo su un modello ricorrente, cioè con ricavi prevedibili invece che a picchi di progetto — è la struttura che rende improbabile lo scenario, non una promessa. La seconda riguarda voi e vale comunque: l'infrastruttura sta su tecnologie standard e non su un nostro prodotto chiuso, la documentazione è scritta perché la legga un altro fornitore, e la proprietà del codice è dichiarata nel contratto. Un software su misura che solo chi l'ha scritto può mantenere è un pacchetto proprietario travestito, e questo vale anche quando quel qualcuno siamo noi.
- Possiamo partire piccoli?
- È il modo in cui preferiamo lavorare. La prima versione è deliberatamente stretta e si rilascia a pezzi utilizzabili: un software largo consegnato tardi è un software su cui nessuno ha ancora potuto dire se era quello giusto. Le correzioni che contano arrivano da chi ci lavora dentro, e devono arrivare mentre c'è ancora tempo per farle.
