Si automatizzano i due passaggi che Adiuto non copre: collegare fra loro ordini, DDT e fatture, e confrontarli riga per riga. Adiuto continua ad acquisire, archiviare e far girare i documenti; il riscontro si aggiunge accanto, senza toccare la configurazione documentale, e la registrazione contabile resta di una persona.
Il ciclo passivo è il percorso di una fattura fornitore dall'arrivo alla registrazione. Sulla carta sono sei passaggi. Nella pratica è il posto dove, in una PMI manifatturiera, si accumulano più ore di lavoro manuale che in qualunque altro processo amministrativo — e dove quasi sempre c'è già un software che dovrebbe averlo risolto.
Quando quel software è Adiuto, vale la pena capire con precisione dove finisce il suo lavoro. Non perché faccia poco: perché fa una cosa diversa da quella che serve per chiudere il ciclo.
Come funziona il ciclo passivo in Adiuto, passo per passo?
Sono sei passaggi, e Adiuto ne copre i primi tre.
- Il documento arriva. Ordine e conferma d'ordine nascono dentro l'azienda; il DDT arriva con la merce, su carta, e viene scansionato; la fattura arriva elettronica.
- Adiuto lo prende in carico. Acquisizione, archiviazione, protocollo, e il documento entra in un iter.
- Il workflow lo consegna al passo successivo — grezzo. È qui che finisce il perimetro documentale.
- Qualcuno collega i documenti fra loro. Quale DDT appartiene a quale ordine, quale ordine a quale commessa, quale fattura copre quali consegne.
- Qualcuno confronta quello che è stato ordinato, arrivato e fatturato.
- Qualcuno registra.
I passaggi 1, 2 e 3 li fa Adiuto, e il 6 resta di una persona, nel gestionale. I passaggi 4 e 5 sono il lavoro, e in Co.Mas ci passavano ogni giorno tre persone.
Qual è il passaggio più difficile da automatizzare?
Il quarto: collegare i documenti fra loro. Il confronto degli importi sembra la parte difficile e non lo è. La parte difficile è prima: capire quali documenti parlano della stessa cosa.
I DDT arrivano scansionati e ognuno ha il suo formato, perché ogni fornitore ha il suo modulo. I riferimenti che servono — numero di commessa e numero d'ordine — stanno in venti posti diversi a seconda di chi ha stampato il documento. Finché quei riferimenti non vengono estratti, non esiste nessun collegamento da confrontare: esiste una pila di file e una persona che li apre uno per uno.
E la realtà è più intricata della coppia ordine–DDT che raccontano i manuali: una commessa ha più ordini, più DDT e più fatture, e capita spesso che un solo DDT porti righe di commesse e ordini diversi perché il fornitore ha caricato sul camion la merce di tre lavori insieme. Un sistema che ragiona per documento intero, lì, si ferma.
Cosa serve aggiungere ad Adiuto?
Il pezzo di riconciliazione e di confronto, messo accanto ad Adiuto e non dentro. La configurazione documentale resta di chi mantiene Adiuto — non è roba su cui mettere le mani da fuori, e non serve.
- In ingresso: prendiamo in carico i documenti che il workflow ci consegna.
- In mezzo: li trasformiamo in righe confrontabili anche quando sono scansioni disomogenee, li riconciliamo per commessa e per ordine reggendo i flussi multi-documento, e facciamo il riscontro riga per riga su pesi, quantità, prezzi unitari, importi complessivi, sconti e maggiorazioni.
- In uscita: l'esito arriva all'operatore su un'interfaccia nostra, che per ogni flusso dice se è a posto e, quando non lo è, quale problema ha.
Quest'ultimo punto è una scelta. Il documentale è il posto dove i documenti vivono; l'ufficio aveva bisogno di un posto dove lavorare sulle eccezioni, e un attributo in più su un documento archiviato non è una schermata.
Con quali sistemi deve parlare?
Con il gestionale che c'è già. Adiuto è un prodotto Bluenext e nelle PMI manifatturiere lo si trova quasi sempre accanto a un gestionale storico, tipicamente su AS/400 (iSeries). Non è una nota di colore: è la ragione per cui un'automazione qui non può essere un prodotto chiuso che pretende di sostituire qualcosa. Deve stare in mezzo e parlare con quello che c'è, perché quello che c'è non si tocca.
Lo abbiamo visto funzionare in quella configurazione, con volumi reali.
Che risultati si ottengono?
In Co.Mas: circa 6.000 ordini l'anno, che diventano oltre 12.000 documenti fra ordini, conferme, DDT e fatture. Il controllo incrociato passava per tre persone; oggi lo segue una sola, sulle eccezioni. Il tempo che se ne andava lì è stimato in 189 ore uomo al mese — tempo medio per documento moltiplicato per i volumi reali — e l'investimento è rientrato in nove mesi dall'entrata in produzione. Le due persone liberate sono andate su recupero crediti, bandi e rapporti con i fornitori.
Il ciclo passivo non ha cambiato forma. È sparito il lavoro di incrocio, non il sistema su cui si lavorava — e questa è la differenza fra un progetto che parte e uno che resta in valutazione per due anni.
Quando conviene lasciar perdere?
Se i documenti non entrano in Adiuto. Se il DDT resta nel raccoglitore in magazzino e viene scansionato "quando serve", il primo problema non è automatizzare: è che il documento non c'è quando servirebbe.
Se i volumi sono bassi. Sotto i 30 ordini al mese il costo di tenere vivo il sistema supera il risparmio.
Se lavorate a catalogo e non a commessa. Il caso multi-ordine/multi-DDT sparisce, il collegamento è quasi sempre uno a uno, e il margine di guadagno si assottiglia parecchio.
Le domande che tornano
Domande frequenti
- Dobbiamo sostituire Adiuto?
- No, e nella maggior parte dei casi sarebbe la scelta sbagliata. Adiuto fa bene la parte documentale: acquisizione, archiviazione, protocollo, iter. Il pezzo che manca al ciclo passivo non è documentale, è di riconciliazione — trasformare documenti in righe confrontabili e capire quali righe parlano della stessa commessa. Si aggiunge accanto, senza toccare la configurazione del documentale.
- Chi mantiene Adiuto deve essere coinvolto?
- Sì, ed è meglio saperlo dall'inizio perché è quello che detta il calendario. Serve concordare come i documenti ci vengono consegnati dal workflow: è un lavoro breve, ma se chi mantiene il documentale risponde in tre settimane, quelle tre settimane sono nel piano di progetto e non una sorpresa a metà.
- Il ciclo si chiude in automatico fino alla registrazione contabile?
- Fino alla proposta, non fino alla scrittura. I flussi che tornano vengono marcati come verificati e quelli che non tornano arrivano a una persona con scritto cosa non va e su quale riga. La conferma resta di una persona: un'automazione che scrive in contabilità senza che nessuno guardi sposta il rischio invece di toglierlo, almeno finché non ci sono mesi di storico che dicono il contrario.
- Adiuto convive con un ERP su AS/400?
- Sì, ed è l'ambiente in cui l'abbiamo visto lavorare. È anche il motivo per cui vale la pena parlarne su un sito rivolto alle PMI manifatturiere del Nord Est: la combinazione documentale moderno più gestionale storico è la normalità in questo settore, non un'eccezione da gestire.
