Si automatizza facendo leggere al sistema anche i DDT in PDF o scansionati, applicando le regole dell'azienda su tolleranze e conversioni, e mettendo in coda solo le eccezioni. Il nostro software per farlo è Three Way Check.
Il riscontro a tre vie si spiega in una riga: prima di pagare una fattura si controlla che corrisponda a quello che era stato ordinato e a quello che è arrivato davvero. Ordine, documento di trasporto, fattura. Tre documenti, un confronto. Se vi serve prima la definizione, con un esempio, c'è la guida al three way match.
Detta così sembra un problema risolto da vent'anni, e infatti tutti i gestionali hanno una funzione che lo fa. Il motivo per cui in moltissime PMI manifatturiere quel controllo lo fanno ancora tre persone con due finestre aperte è che il match automatico funziona solo sui casi in cui non serviva. Salta esattamente dove il lavoro è.
Perché il three-way match del gestionale salta nelle PMI?
Per cinque motivi, e non sono casi limite. Sono la normalità di un ufficio acquisti, e insieme spiegano quasi tutte le righe che finiscono a mano.
Il DDT che arriva fotografato. L'ordine e la fattura elettronica sono dati strutturati; il documento di trasporto no. Arriva scansionato storto, o fotografato col telefono dal magazziniere sotto il portico, con l'ombra della mano sopra due righe. Finché quel documento non diventa dati, non c'è nessun confronto a tre vie: ce n'è uno a due vie e una persona che guarda una foto.
La riga parziale. Si ordinano 500 pezzi, ne arrivano 300 adesso e 200 fra tre settimane, e il fornitore fattura la prima consegna. Nessuno dei tre documenti è sbagliato, ma nessuno dei tre coincide con gli altri. Il match automatico lo segnala come anomalia, e da lì in poi è una persona a ricostruire cosa manca — che è precisamente il lavoro che si voleva togliere.
Le unità di misura diverse. L'ordine dice 12 barre, il DDT dice 340 chili, la fattura dice metri lineari. Sono la stessa merce e il fornitore non ha sbagliato niente: sta usando l'unità con cui la vende lui. Senza una tabella di conversione per fornitore e per articolo, quelle tre righe non si toccheranno mai.
La tolleranza sui centesimi. Prezzo unitario a quattro decimali, quantità a due, arrotondamenti che cadono da una parte o dall'altra: la fattura sta a 2 centesimi dall'ordine. Bloccare la fattura per 2 centesimi è assurdo; approvare in automatico tutto quello che sta sotto una soglia senza sapere quale soglia lo è meno. La domanda vera non è tecnica, è: chi decide la tolleranza, e per quali fornitori è diversa.
Il reso. La merce arriva, si scopre che è difettosa, torna indietro con un DDT di reso, e il fornitore emette una nota di credito che arriva due mesi dopo con un riferimento che non è quello dell'ordine. A questo punto i documenti sono cinque, non tre, e sono su due periodi contabili diversi.
Cosa cambia quando il confronto lo fa un software?
Cambia una cosa sola, ma è quella che conta: il silenzio sui casi normali.
Un ufficio acquisti non è lento perché il confronto è difficile. È lento perché per trovare le venti righe che non tornano bisogna guardarne mille che tornano. Un sistema che chiude in automatico le mille e mette le venti in una coda con scritto cosa non torna e su quale riga non ha reso nessuno più intelligente: ha tolto di mezzo il lavoro che non produceva niente.
Perché funzioni servono tre cose, in quest'ordine:
- Che il DDT diventi dati. È il collo di bottiglia vero, e l'OCR tradizionale non basta — su questo c'è una pagina a parte, e una sul controllo dei DDT contro ordini e fatture.
- Che le regole siano quelle dell'azienda, non quelle del software. Tolleranze, conversioni, quali fornitori hanno uno storico che permette di essere più larghi. Sono decisioni, non configurazioni.
- Che le eccezioni abbiano un posto e un nome. Se la coda degli scarti non ha un responsabile, dopo tre mesi qualcuno la svuota a mano di corsa e siamo al punto di partenza.
Quanto si risparmia? Il caso Co.Mas
Co.Mas produce gru. Circa 6.000 ordini l'anno, che diventano oltre 12.000 documenti fra ordini, conferme d'ordine, DDT e fatture elettroniche, e tre persone che ogni giorno passavano sul controllo incrociato. Il documentale era Adiuto, e c'è rimasto.
Il sistema preleva i file da Adiuto, ne estrae i dati anche quando il layout è quello che è, e fa il confronto su tutta la catena: che la conferma d'ordine rispetti l'ordine, che il DDT contenga le voci e le quantità acquistate, che la fattura elettronica corrisponda a quello che è arrivato. Quando tutto torna, il flusso viene marcato come verificato. Quando non torna, l'operatore vede l'anomalia e interviene solo lì.
Il risultato: un controllo che passava per tre persone oggi ne occupa una sola, sulle sole eccezioni. Il tempo liberato è in media 189 ore al mese, ed è una stima, non una misura: moltiplichiamo il tempo medio per leggere un documento, riconciliarlo e cercare gli altri documenti del flusso per i volumi reali. Nel 32% dei flussi controllati sono emerse differenze, spesso di qualche decina di euro, che su migliaia di ordini diventano cifre importanti. Le altre due persone sono andate su recupero crediti, bandi e rapporti con i fornitori — che è la parte che rende il numero vero e non un esercizio contabile.
Quando non conviene automatizzare il riscontro a tre vie?
Ci sono tre situazioni in cui lo diciamo prima di iniziare.
Quando i volumi sono bassi: sotto i 30 ordini al mese il costo di tenere vivo il sistema supera quello che fa risparmiare, anche se il sistema fosse gratis.
Quando i fornitori sono pochi e stabili: se sono sei, se mandano sempre lo stesso formato e se il magazzino li conosce a memoria, il controllo a mano costa poco e il margine di miglioramento è sottile.
Quando il problema è a monte. Se i DDT non vengono archiviati, se gli ordini si fanno via mail senza passare dal gestionale, se le conferme d'ordine non le legge nessuno — allora il riscontro a tre vie non è rotto: non c'è. La prima cosa da sistemare non è l'automazione, è che i tre documenti esistano nello stesso posto.
Le domande che tornano
Domande frequenti
- Quanti documenti servono perché il conto torni?
- La soglia sotto cui diciamo di lasciar perdere è 30 ordini al mese: più in basso il conto non torna nemmeno con il software gratis. Sopra quella soglia non è il numero di documenti a decidere, è quante persone li toccano e per quanto tempo. In Co.Mas erano circa 6.000 ordini l'anno — oltre 12.000 documenti — e tre persone che ci mettevano le mani ogni giorno: lì il conto torna in nove mesi dall'entrata in produzione, con 189 ore al mese stimate sui soli controlli incrociati. Con lo stesso volume ma una persona sola che ci dedica due ore al giorno, il conto è un altro e va rifatto.
- Il sistema può pagare una fattura sbagliata?
- No, perché non paga e non registra: propone. I casi che tornano perfettamente vengono marcati come verificati, gli altri finiscono in una coda con scritto cosa non torna e su quale riga. La registrazione la conferma una persona, nel gestionale, come prima. È una scelta voluta: un'automazione che scrive in contabilità senza che nessuno guardi sposta il rischio invece di toglierlo.
- Dobbiamo cambiare il gestionale o il documentale?
- No. In Co.Mas il documentale era ed è rimasto Adiuto: è il suo workflow a passarci i documenti grezzi, e noi restituiamo l'esito su un'interfaccia nostra che dice all'operatore se il flusso è a posto e, quando non lo è, che problema ha. Il ciclo passivo non ha cambiato forma: è sparito il lavoro di incrocio, non il sistema su cui si lavorava.
- Cosa succede alle persone che facevano quel lavoro?
- In Co.Mas le due persone liberate dal data-entry sono state spostate su recupero crediti, bandi di finanziamento e rapporti con i fornitori, e una è rimasta sulla supervisione delle eccezioni. Lo diciamo perché è la domanda che ci fanno sempre e la risposta onesta è che dipende da cosa avete in coda: se non c'è niente su cui spostarle, il risparmio è teorico e conviene saperlo prima.
