Il riscontro a tre vie si spiega in una riga: prima di pagare una fattura si controlla che corrisponda a quello che era stato ordinato e a quello che è arrivato davvero. Ordine, documento di trasporto, fattura. Tre documenti, un confronto.
Detta così sembra un problema risolto da vent'anni, e infatti tutti i gestionali hanno una funzione che lo fa. Il motivo per cui in moltissime PMI manifatturiere quel controllo lo fanno ancora tre persone con due finestre aperte è che il match automatico funziona solo sui casi in cui non serviva. Salta esattamente dove il lavoro è.
I cinque punti in cui salta
Non sono casi limite. Sono la normalità di un ufficio acquisti, e insieme spiegano quasi tutte le righe che finiscono a mano.
Il DDT che arriva fotografato. L'ordine e la fattura elettronica sono dati strutturati; il documento di trasporto no. Arriva scansionato storto, o fotografato col telefono dal magazziniere sotto il portico, con l'ombra della mano sopra due righe. Finché quel documento non diventa dati, non c'è nessun confronto a tre vie: ce n'è uno a due vie e una persona che guarda una foto.
La riga parziale. Si ordinano 500 pezzi, ne arrivano 300 adesso e 200 fra tre settimane, e il fornitore fattura la prima consegna. Nessuno dei tre documenti è sbagliato, ma nessuno dei tre coincide con gli altri. Il match automatico lo segnala come anomalia, e da lì in poi è una persona a ricostruire cosa manca — che è precisamente il lavoro che si voleva togliere.
Le unità di misura diverse. L'ordine dice 12 barre, il DDT dice 340 chili, la fattura dice metri lineari. Sono la stessa merce e il fornitore non ha sbagliato niente: sta usando l'unità con cui la vende lui. Senza una tabella di conversione per fornitore e per articolo, quelle tre righe non si toccheranno mai.
La tolleranza sui centesimi. Prezzo unitario a quattro decimali, quantità a due, arrotondamenti che cadono da una parte o dall'altra: la fattura sta a 2 centesimi dall'ordine. Bloccare la fattura per 2 centesimi è assurdo; approvare in automatico tutto quello che sta sotto una soglia senza sapere quale soglia lo è meno. La domanda vera non è tecnica, è: chi decide la tolleranza, e per quali fornitori è diversa.
Il reso. La merce arriva, si scopre che è difettosa, torna indietro con un DDT di reso, e il fornitore emette una nota di credito che arriva due mesi dopo con un riferimento che non è quello dell'ordine. A questo punto i documenti sono cinque, non tre, e sono su due periodi contabili diversi.
Cosa cambia quando il confronto lo fa una macchina
Cambia una cosa sola, ma è quella che conta: il silenzio sui casi normali.
Un ufficio acquisti non è lento perché il confronto è difficile. È lento perché per trovare le venti righe che non tornano bisogna guardarne mille che tornano. Un sistema che chiude in automatico le mille e mette le venti in una coda con scritto cosa non torna e su quale riga non ha reso nessuno più intelligente: ha tolto di mezzo il lavoro che non produceva niente.
Perché funzioni servono tre cose, in quest'ordine:
- Che il DDT diventi dati. È il collo di bottiglia vero, e l'OCR tradizionale non basta — su questo c'è una pagina a parte.
- Che le regole siano quelle dell'azienda, non quelle del software. Tolleranze, conversioni, quali fornitori hanno uno storico che permette di essere più larghi. Sono decisioni, non configurazioni.
- Che le eccezioni abbiano un posto e un nome. Se la coda degli scarti non ha un responsabile, dopo tre mesi qualcuno la svuota a mano di corsa e siamo al punto di partenza.
Il caso: 12.000 documenti l'anno, tre persone
Co.Mas produce gru. Circa 12.000 documenti l'anno fra ordini, conferme d'ordine, DDT e fatture elettroniche, e tre persone che ogni giorno passavano sul controllo incrociato. Il documentale era Adiuto, e c'è rimasto.
Il sistema preleva i file da Adiuto, ne estrae i dati anche quando il layout è quello che è, e fa il confronto su tutta la catena: che la conferma d'ordine rispetti l'ordine, che il DDT contenga le voci e le quantità acquistate, che la fattura elettronica corrisponda a quello che è arrivato. Quando tutto torna, il flusso viene marcato come verificato. Quando non torna, l'operatore vede l'anomalia e interviene solo lì.
Il risultato, in meno di un anno: 189 ore uomo al mese in media sui controlli incrociati, un controllo che passava per tre persone e oggi ne occupa una sola sulle eccezioni, e ROI in nove mesi. È il tempo speso a incrociare i documenti, non il tempo totale dell'ufficio: la media conta più del picco, e sono mesi veri di esercizio, agosto compreso. Le altre due sono andate su recupero crediti, bandi e rapporti con i fornitori — che è la parte che rende il numero vero e non un esercizio contabile.
Quando non conviene
Ci sono tre situazioni in cui lo diciamo prima di iniziare.
Quando i volumi sono bassi: sotto qualche centinaio di documenti l'anno il costo di tenere vivo il sistema supera quello che fa risparmiare, anche se il sistema fosse gratis.
Quando i fornitori sono pochi e stabili: se sono sei, se mandano sempre lo stesso formato e se il magazzino li conosce a memoria, il controllo a mano costa poco e il margine di miglioramento è sottile.
Quando il problema è a monte. Se i DDT non vengono archiviati, se gli ordini si fanno via mail senza passare dal gestionale, se le conferme d'ordine non le legge nessuno — allora il riscontro a tre vie non è rotto: non c'è. La prima cosa da sistemare non è l'automazione, è che i tre documenti esistano nello stesso posto.
Domande frequenti
Le domande che tornano
- Quanti documenti servono perché il conto torni?
- Non è il numero di documenti a decidere, è quante persone li toccano e per quanto tempo. In Co.Mas erano circa 12.000 documenti l'anno e tre persone che ci mettevano le mani ogni giorno: lì il conto torna in nove mesi, con 189 ore al mese liberate in media sui soli controlli incrociati. Con lo stesso volume ma una persona sola che ci dedica due ore al giorno, il conto è un altro e va rifatto — è la prima cosa che misuriamo prima di proporre qualcosa.
- Il sistema può pagare una fattura sbagliata?
- No, perché non paga e non registra: propone. I casi che tornano perfettamente vengono marcati come verificati, gli altri finiscono in una coda con scritto cosa non torna e su quale riga. La registrazione la conferma una persona, nel gestionale, come prima. È una scelta voluta: un'automazione che scrive in contabilità senza che nessuno guardi sposta il rischio invece di toglierlo.
- Dobbiamo cambiare il gestionale o il documentale?
- No. In Co.Mas il documentale era ed è rimasto Adiuto: è il suo workflow a passarci i documenti grezzi, e noi restituiamo l'esito su un'interfaccia nostra che dice all'operatore se il flusso è a posto e, quando non lo è, che problema ha. Il ciclo passivo non ha cambiato forma: è sparito il lavoro di incrocio, non il sistema su cui si lavorava.
- Cosa succede alle persone che facevano quel lavoro?
- In Co.Mas le due persone liberate dal data-entry sono state spostate su recupero crediti, bandi di finanziamento e rapporti con i fornitori, e una è rimasta sulla supervisione delle eccezioni. Lo diciamo perché è la domanda che ci fanno sempre e la risposta onesta è che dipende da cosa avete in coda: se non c'è niente su cui spostarle, il risparmio è teorico e conviene saperlo prima.
