Co.Mas: riscontro ordini, DDT e fatture su Adiuto

In sintesi

Co.Mas costruisce gru a Paese (TV) e ha circa 6.000 ordini l'anno, che diventano oltre 12.000 documenti tra ordini, conferme, DDT e fatture. Il riscontro lo facevano tre persone a mano. Con Three Way Check agganciato ad Adiuto oggi lo segue una sola: 189 ore al mese stimate, e discrepanze trovate nel 32% dei flussi.

Qual era il problema?

All'inizio Simone Carrer, amministratore delegato di Co.Mas, ci disse «Voglio mettervi alla prova». Il controllo incrociato fra ordine, conferma d'ordine, DDT e fattura passava ogni giorno per tre persone, in tre reparti diversi. La possibilità di automatizzarlo non è arrivata da una richiesta del cliente: è emersa durante il nostro audit nei reparti acquisti, amministrazione e logistica.

• Il volume. Circa 6.000 ordini l'anno, che diventano oltre 12.000 documenti tra ordini, conferme, DDT e fatture: ognuno da aprire, leggere e confrontare con gli altri tre.
• Il rischio di pagare più del dovuto. Con quei numeri, una fattura che non corrisponde alla merce ricevuta o al prezzo pattuito passa: non perché nessuno controlli, ma perché controllare tutto a mano non è possibile.
• La coda a valle. Finché il riscontro non era chiuso, la registrazione restava ferma, e con lei il resto del flusso amministrativo.

Cosa abbiamo costruito?

Three Way Check è nato qui. È il software che fa il riscontro a tre vie in automatico, e in Co.Mas gira sopra Adiuto.

• Si collega ad Adiuto senza modificare il software. Il documentale resta quello che è: noi ci agganciamo, non lo sostituiamo.
• Apre, legge e interpreta documenti complessi, anche scansionati o scritti a mano. La lettura la fa DoqEngine, il nostro motore: non riconosce solo i caratteri, capisce la struttura visiva del documento — tabelle, intestazioni, righe spezzate su due pagine.
• Ricostruisce la catena di approvvigionamento senza collegarsi al gestionale: ordine, conferma d'ordine, DDT, fatture. Il legame lo ricava dai documenti, non da una chiave nel gestionale.
• Segnala le anomalie riga per riga: sconti diversi da quelli pattuiti, voci mai ordinate, spese di spedizione aggiunte in fattura, prezzi cambiati per strada.

Il sistema non paga e non registra: segnala. La decisione resta a una persona, che apre il flusso interessato con il documento già davanti e, quando c'è, la riga evidenziata.

Cosa non ha funzionato al primo colpo?

Il matching. Alcuni fornitori non scrivono il riferimento all'ordine, né sul DDT né in fattura: per un sistema che deve legare quattro documenti fra loro, è il caso che manda tutto in eccezione.

Abbiamo costruito un matching intelligente che il collegamento se lo crea da solo, a partire dal contenuto dei documenti — articoli, quantità, date, importi — invece che da un numero d'ordine che nessuno ha scritto.

È il motivo per cui il progetto ha richiesto un anno: lì il prodotto è nato. Oggi quello che in Co.Mas ha richiesto un anno si attiva in una settimana.

Che risultati ha dato, e come li abbiamo misurati?

• Una persona al posto di tre. Le altre due non controllano più: intervengono solo quando il sistema segnala.

• 189 ore al mese. Le 189 ore sono una stima: tempo medio per leggere un documento, riconciliarlo e cercare gli altri documenti del flusso, moltiplicato per i volumi reali di Co.Mas. I mesi di picco valgono di più, agosto molto meno.

• Discrepanze nel 32% dei flussi controllati. Spesso sono differenze di qualche decina di euro: su migliaia di ordini diventano cifre importanti.

• Le due persone liberate sono passate ad altro: recupero crediti, partecipazione a bandi di finanziamento, rapporti con i fornitori. Il tempo non è "sparito dal conto": si vede dove è andato.

• L'investimento è rientrato in nove mesi dall'entrata in produzione. Il progetto è durato un anno, perché il prodotto è nato qui: i nove mesi si contano da quando il sistema ha cominciato a lavorare sui documenti veri, non dalla firma.

A lavoro fatto, Andrea Zangrando, IT manager di Co.Mas: «Avete fatto un buon lavoro, anzi un ottimo lavoro».

Perché su misura e non un software pronto?

Un software di riscontro pronto presume tre cose che in Co.Mas non erano vere: che i documenti siano digitali e leggibili, che il riferimento all'ordine ci sia sempre, e che si possa mettere mano al gestionale o al documentale.

Qui il lavoro era esattamente l'opposto: leggere quello che arriva com'è — scansionato, storto, scritto a mano — e ricostruire il legame quando il fornitore non lo scrive, senza toccare né Adiuto né NTS. Siamo agnostici sul gestionale: non vendiamo licenze di nessun gestionale, quindi non abbiamo interesse a farvelo cambiare.

Oggi Three Way Check è un prodotto già pronto che si adatta al flusso dell'azienda, non un progetto da rifare da zero. Ci è voluto un anno perché il prodotto è nato qui.

Cosa ci ha chiesto il cliente prima di firmare?

«I dati sono al sicuro?» Lavoriamo solo in regime Zero Data Retention: i documenti non vengono conservati dal fornitore del modello né usati per addestrarlo, e usiamo soltanto modelli che lo garantiscono.

«Lo possiamo usare se siamo soggetti a NIS 2?» I dati stanno in cloud UE, cifrati a riposo con una chiave unica per ogni cliente: senza quella chiave non li vedono nemmeno i nostri operatori. Per un'azienda soggetta a NIS 2 sono misure che aiutano a rispettare i requisiti sulla sicurezza dei fornitori; la valutazione complessiva resta in capo all'azienda, e la documentazione che serve gliela diamo noi.

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Il prodotto, per intero: Three Way Check. Come si fa il riscontro a tre vie dentro un documentale: three-way match in Adiuto e il ciclo passivo end-to-end dentro Adiuto.

Cosa facciamo per settore: aziende metalmeccaniche e costruttori di macchinari.