In Sintesi
Per Co.Mas, azienda leader nella produzione di gru, abbiamo implementato 3wayCheck, un sistema intelligente di riconciliazione documentale. La soluzione automatizza il confronto tra ordini, conferme d'ordine, DDT e fatture, eliminando il data-entry manuale e liberando due persone dal controllo incrociato, mentre la terza è rimasta sulla sola supervisione delle eccezioni.
Il Problema
Prima del nostro intervento, la gestione del ciclo passivo in Co.Mas era un collo di bottiglia critico che pesava sull'ufficio acquisti e sulla contabilità.
- Eccessivo carico manuale: Con circa 12.000 documenti l'anno, il controllo incrociato tra ordini, documenti di trasporto e fatture elettroniche passava ogni giorno per tre persone.
- Rischio di errori finanziari: L'elevato volume di carta e dati aumentava il rischio di pagare fatture non congruenti con la merce effettivamente ricevuta o con i prezzi pattuiti.
- Blocchi operativi: I processi di controllo manuale rallentavano la registrazione dei documenti, creando ritardi nell'intero flusso amministrativo.
Il cliente aveva bisogno di una soluzione che garantisse la certezza del dato senza aumentare l'organico amministrativo.
La Soluzione
Abbiamo sviluppato un sistema che si integra perfettamente con il documentale già in uso (Adiuto), rendendo il processo invisibile ma estremamente efficace.
1. Acquisizione Intelligente (DoqEngine)
Il sistema preleva automaticamente i file salvati su Adiuto e li processa attraverso DoqEngine, il nostro motore proprietario. A differenza dei comuni software OCR, DoqEngine è in grado di "leggere" e interpretare layout complessi, tabelle e grafici, trasformando un PDF o una scansione in dati digitali certi.
2. Il Motore di Riconciliazione (3wayCheck)
Una volta estratti i dati, il software esegue il match automatico:
- Verifica che la Conferma d'Ordine rispetti l'Ordine originale.
- Controlla che il DDT contenga esattamente le voci e le quantità acquistate.
- Valida la Fattura Elettronica, assicurandosi che importi e voci corrispondano al flusso precedente.
3. Gestione Anomalie e Approvazione
Se i dati coincidono perfettamente, il sistema segna il flusso come "Approvato" in automatico. In caso di discrepanze (es. prezzi diversi o merce mancante), il sistema segnala l'errore su un'interfaccia locale intuitiva, permettendo all'operatore di intervenire solo dove serve veramente.
L'Impatto
L'introduzione del 3wayCheck ha trasformato il reparto amministrativo di Co.Mas da centro di costo a centro di valore.
I risultati ottenuti in meno di un anno:
- 189 ore uomo al mese, in media, sui controlli incrociati: È il tempo che prima si spendeva a incrociare ordini, conferme d'ordine, DDT e fatture. Quel controllo passava per tre persone: oggi lo segue una sola, che interviene sulle eccezioni. È una media misurata sui mesi di esercizio, non una stima di progetto: i mesi di picco valgono di più, agosto molto meno.
- Riorganizzazione Strategica: Le 2 persone liberate dal data-entry sono state riposizionate su attività a alto valore: recupero crediti, partecipazione a bandi di finanziamento e ottimizzazione dei rapporti con i fornitori.
- ROI in 9 mesi: L'investimento tecnologico si è ripagato integralmente in meno di tre trimestri grazie al risparmio sul costo del lavoro e all'eliminazione degli errori di fatturazione.
Oggi Co.Mas non "subisce" più il volume dei documenti, ma lo gestisce con un controllo totale e una precisione chirurgica.
Lo dice il cliente
«Inizialmente ero scettico sul reale risparmio di tempo. Dopo aver visto i dati, ho capito che le stime di Stabilidea erano persino prudenziali: il valore recuperato è superiore alle aspettative.»
