Three-way match in Adiuto: come si automatizza

In Adiuto il workflow consegna i documenti grezzi e Three Way Check fa il resto: riconcilia per ordine e per commessa, gestisce flussi con più ordini e più DDT e controlla riga per riga pesi, quantità, prezzi e sconti, senza modificare Adiuto.

Chi cerca «three-way match» e chi cerca «Adiuto» trova due mondi che non si toccano. Sulla prima query ci sono dieci fornitori che spiegano il concetto; sulla seconda c'è il produttore e i suoi rivenditori, con pagine di prodotto. Che il riscontro a tre vie dentro Adiuto si possa fare, e come, non lo scrive nessuno — e i rivenditori non lo scriveranno, perché venderebbero contro il proprio listino.

Questa pagina è quello che abbiamo imparato facendolo, in un'azienda da circa 6.000 ordini l'anno.

Cosa fa Adiuto da solo e cosa serve aggiungere?

Adiuto fa la parte per cui è nato, e la fa bene: acquisisce i documenti, li archivia, li protocolla, li fa girare in un iter. Il suo workflow ci consegna i documenti grezzi.

Grezzi è la parola che conta. Un DDT che è stato scansionato è un file: non ha righe, non ha quantità, non ha prezzi. La fattura elettronica è già dati, l'ordine è già dati, il documento di trasporto no — ed è precisamente quello il documento che sta in mezzo al riscontro.

Prima del nostro intervento in Co.Mas la conseguenza era questa: i DDT arrivavano scansionati e non formattati tutti allo stesso modo, quindi il collegamento fra fattura, DDT e ordine lo faceva una persona, leggendo. Tre persone, tutti i giorni.

Si può riconciliare per commessa oltre che per ordine?

Sì, e in un'azienda che lavora su commessa è la chiave: senza, il riscontro non parte. Il primo lavoro non è confrontare gli importi. È capire quali documenti parlano della stessa cosa.

In un'azienda che lavora su commessa la chiave non è il numero di documento: sono il numero di commessa e il numero d'ordine. Sono i due riferimenti che attraversano tutta la catena, e sono anche quelli che nei documenti scansionati stanno scritti in venti posti diversi a seconda del fornitore.

Da lì si costruiscono i legami, e la realtà è molto meno ordinata di quanto pretendano i manuali:

• Multi-ordine, multi-DDT, multi-fattura sulla stessa commessa. Una commessa non ha un ordine: ne ha sette, consegnati in dodici viaggi e fatturati in cinque documenti. Il riscontro va fatto sull'insieme, non sulla coppia — altrimenti ogni consegna parziale risulta un'anomalia e la coda si riempie di casi che anomali non sono.
• Un DDT che appartiene a più commesse e più ordini. Il fornitore carica sul camion la merce di tre lavori diversi e fa un documento solo. Un sistema che ragiona per documento qui si blocca; il documento va smontato riga per riga, e ogni riga mandata dove appartiene.

Questa è la parte che in Co.Mas nessuno faceva volentieri, ed è quella su cui il tempo si recuperava davvero: non nel confronto, nella ricostruzione.

Cosa controlla, riga per riga?

Una volta che i documenti sono legati, il confronto non è "il totale coincide". Si scende sulla singola linea, e su ogni linea si guardano:

• i pesi
• le quantità
• i prezzi unitari
• gli importi complessivi
• sconti e maggiorazioni

L'ultima voce è quella che fa saltare i sistemi generici. Uno sconto in cascata, una maggiorazione per lotto sotto soglia o un extra di trasporto ribaltato su una riga fanno sì che il prezzo in fattura non sia il prezzo dell'ordine — senza che nessuno abbia sbagliato niente. Se il controllo non sa che quelle voci esistono, segnala un'anomalia a ogni riga scontata: cioè segnala sempre, cioè non serve a niente.

Dove vede il risultato l'operatore?

Non dentro Adiuto. L'esito arriva all'operatore su un'interfaccia nostra, che per ogni flusso dice una cosa sola e chiara: se è a posto, oppure quali problemi ha e dove.

È una scelta, non un ripiego. Quello che serviva all'ufficio non era un attributo in più su un documento archiviato: era una schermata da cui vedere lo stato dei flussi e aprire solo quelli che non tornano. Adiuto resta il posto dove i documenti vivono; l'interfaccia è il posto dove si lavora sulle eccezioni.

E le eccezioni sono il punto. Il valore non è chiudere il 100% dei casi — non lo fa nessuno. È che i casi normali si chiudano in silenzio, e che quelli che non tornano arrivino a una persona già scritti: cosa non torna, su quale riga, di quale documento.

Che risultati ha dato in Co.Mas?

Circa 6.000 ordini l'anno, che diventano oltre 12.000 documenti fra ordini, conferme, DDT e fatture. Il controllo incrociato passava per tre persone; oggi lo segue una sola, sulle eccezioni. 189 ore uomo al mese sui controlli incrociati — è una stima, costruita sul tempo medio per leggere un documento, riconciliarlo e cercare gli altri del flusso, moltiplicato per i volumi reali di Co.Mas: i mesi di picco valgono di più, agosto molto meno — e rientro dell'investimento in nove mesi dall'entrata in produzione.

Le altre due persone sono andate su recupero crediti, bandi di finanziamento e rapporti con i fornitori. È la riga che rende il numero un valore e non un esercizio contabile: se non ci fosse stato dove spostarle, il risparmio sarebbe rimasto sulla carta.

Il caso completo, con la voce del cliente, sta qui.

Quando non ha senso farlo?

Se i DDT arrivano già come dati. Se il fornitore manda un flusso strutturato, la parte difficile non c'è e il resto è configurazione.

Se lavorate a catalogo e non a commessa. Senza commesse, la riconciliazione è molto più lineare e il vantaggio si assottiglia: resta comunque il confronto riga per riga, ma il caso multi-documento sparisce.

Se il volume è basso. Sotto i 30 ordini al mese il tempo di tenere vivo il sistema supera quello che fa risparmiare — e questo vale su Adiuto come su qualunque altro documentale.