Chi cerca «three-way match» e chi cerca «Adiuto» trova due mondi che non si toccano. Sulla prima query ci sono dieci fornitori che spiegano il concetto; sulla seconda c'è il produttore e i suoi rivenditori, con pagine di prodotto. Che il riscontro a tre vie dentro Adiuto si possa fare, e come, non lo scrive nessuno — e i rivenditori non lo scriveranno, perché venderebbero contro il proprio listino.
Questa pagina è quello che abbiamo imparato facendolo, in un'azienda da circa 12.000 documenti l'anno.
Dove finisce Adiuto e dove comincia il lavoro
Adiuto fa la parte per cui è nato, e la fa bene: acquisisce i documenti, li archivia, li protocolla, li fa girare in un iter. Il suo workflow ci consegna i documenti grezzi.
Grezzi è la parola che conta. Un DDT che è stato scansionato è un file: non ha righe, non ha quantità, non ha prezzi. La fattura elettronica è già dati, l'ordine è già dati, il documento di trasporto no — ed è precisamente quello il documento che sta in mezzo al riscontro.
Prima del nostro intervento in Co.Mas la conseguenza era questa: i DDT arrivavano scansionati e non formattati tutti allo stesso modo, quindi il collegamento fra fattura, DDT e ordine lo faceva una persona, leggendo. Tre persone, tutti i giorni.
Riconciliare per commessa e per ordine
Il primo lavoro non è confrontare gli importi. È capire quali documenti parlano della stessa cosa.
In un'azienda che lavora su commessa la chiave non è il numero di documento: sono il numero di commessa e il numero d'ordine. Sono i due riferimenti che attraversano tutta la catena, e sono anche quelli che nei documenti scansionati stanno scritti in venti posti diversi a seconda del fornitore.
Da lì si costruiscono i legami, e la realtà è molto meno ordinata di quanto pretendano i manuali:
- Multi-ordine, multi-DDT, multi-fattura sulla stessa commessa. Una commessa non ha un ordine: ne ha sette, consegnati in dodici viaggi e fatturati in cinque documenti. Il riscontro va fatto sull'insieme, non sulla coppia — altrimenti ogni consegna parziale risulta un'anomalia e la coda si riempie di casi che anomali non sono.
- Un DDT che appartiene a più commesse e più ordini. Il fornitore carica sul camion la merce di tre lavori diversi e fa un documento solo. Un sistema che ragiona per documento qui si blocca; il documento va smontato riga per riga, e ogni riga mandata dove appartiene.
Questa è la parte che in Co.Mas nessuno faceva volentieri, ed è quella su cui il tempo si recuperava davvero: non nel confronto, nella ricostruzione.
I controlli, riga per riga
Una volta che i documenti sono legati, il confronto non è "il totale coincide". Si scende sulla singola linea, e su ogni linea si guardano:
- i pesi
- le quantità
- i prezzi unitari
- gli importi complessivi
- sconti e maggiorazioni
L'ultima voce è quella che fa saltare i sistemi generici. Uno sconto in cascata, una maggiorazione per lotto sotto soglia o un extra di trasporto ribaltato su una riga fanno sì che il prezzo in fattura non sia il prezzo dell'ordine — senza che nessuno abbia sbagliato niente. Se il controllo non sa che quelle voci esistono, segnala un'anomalia a ogni riga scontata: cioè segnala sempre, cioè non serve a niente.
Dove torna il risultato
Non dentro Adiuto. L'esito arriva all'operatore su un'interfaccia nostra, che per ogni flusso dice una cosa sola e chiara: se è a posto, oppure quali problemi ha e dove.
È una scelta, non un ripiego. Quello che serviva all'ufficio non era un attributo in più su un documento archiviato: era una schermata da cui vedere lo stato dei flussi e aprire solo quelli che non tornano. Adiuto resta il posto dove i documenti vivono; l'interfaccia è il posto dove si lavora sulle eccezioni.
E le eccezioni sono il punto. Il valore non è chiudere il 100% dei casi — non lo fa nessuno. È che i casi normali si chiudano in silenzio, e che quelli che non tornano arrivino a una persona già scritti: cosa non torna, su quale riga, di quale documento.
Il risultato in Co.Mas
Circa 12.000 documenti l'anno. Il controllo incrociato passava per tre persone; oggi lo segue una sola, sulle eccezioni. 189 ore uomo al mese in media sui controlli incrociati — media su mesi di esercizio veri, non una stima di progetto — e rientro dell'investimento in nove mesi.
Le altre due persone sono andate su recupero crediti, bandi di finanziamento e rapporti con i fornitori. È la riga che rende il numero un valore e non un esercizio contabile: se non ci fosse stato dove spostarle, il risparmio sarebbe rimasto sulla carta.
Il caso completo, con la voce del cliente, sta qui.
Quando non ha senso farlo
Se i DDT arrivano già come dati. Se il fornitore manda un flusso strutturato, la parte difficile non c'è e il resto è configurazione.
Se lavorate a catalogo e non a commessa. Senza commesse, la riconciliazione è molto più lineare e il vantaggio si assottiglia: resta comunque il confronto riga per riga, ma il caso multi-documento sparisce.
Se il volume è basso. Sotto qualche centinaio di documenti l'anno il tempo di tenere vivo il sistema supera quello che fa risparmiare — e questo vale su Adiuto come su qualunque altro documentale.
Domande frequenti
Le domande che tornano
- Adiuto non fa già il riscontro da solo?
- Adiuto fa benissimo la parte per cui è nato: acquisisce, archivia, protocolla e fa girare i documenti in un iter. Quello che consegna al passo successivo del workflow sono documenti grezzi — un DDT scansionato è un file, non delle righe con dentro quantità e prezzi. Il riscontro a tre vie comincia dopo quel punto, ed è lì che in Co.Mas lavoravano tre persone a mano.
- Bisogna toccare la configurazione di Adiuto?
- No, e non lo faremmo comunque: la configurazione documentale è di chi mantiene Adiuto e non è roba su cui mettere le mani da fuori. Noi ci mettiamo in coda al workflow — prendiamo in carico i documenti che ci vengono consegnati — e restituiamo l'esito su un'interfaccia nostra. Adiuto continua a fare quello che faceva.
- E se un DDT contiene righe di commesse diverse?
- È esattamente il caso che rompe i sistemi a maschera, ed è uno di quelli su cui abbiamo lavorato di più. Un DDT non è per forza legato a una commessa sola: le righe si smontano e ognuna va dove deve, così un documento che appartiene a tre commesse non blocca tutte e tre. Vale anche al contrario — una commessa con più ordini, più DDT e più fatture resta un flusso solo.
- Su quanti clienti Adiuto l'avete fatto?
- Il progetto su cui questo lavoro è nato e si è consolidato è Co.Mas, circa 12.000 documenti l'anno. Lo diciamo per intero invece di parlare al plurale: quello che sappiamo di Adiuto lo sappiamo da lì, ed è un ambiente vero con volumi veri, non una demo.
