Si legge il PDF che il fornitore estero manda via mail e lo si trasforma nel tracciato che il gestionale accetta in ingresso: fornitore, articoli, valuta e spese accessorie già mappati sulle vostre anagrafiche. Il documento arriva pronto da caricare, ma la conferma resta di una persona.
La fattura elettronica ha tolto un lavoro intero dalle scrivanie dell'amministrazione: il documento arriva già come dati, e non c'è più niente da ricopiare. Poi si compra da un fornitore tedesco, e si torna al 2013.
La sua fattura dal Sistema di Interscambio non passa: arriva un PDF allegato a una mail — spesso con il modulo grafico di quel fornitore, in un'altra lingua, in un'altra valuta — e qualcuno in ufficio lo apre di fianco al gestionale e lo ribatte riga per riga.
Allo SdI ci si torna, ma dall'altra parte: dal 2022, al posto dell'esterometro, l'operazione va comunicata con il documento di integrazione (TD17, TD18 o TD19 a seconda di cosa si è comprato). Per emetterlo servono i dati di quella fattura — cioè esattamente quelli appena ribattuti a mano.
Perché le fatture estere restano a mano?
Non perché siano difficili. Perché sono poche, e stanno a cavallo fra due mondi.
Chi importa da fuori Italia ha spesso qualche decina di fatture estere al mese contro migliaia di documenti nazionali. Sono troppo poche per far scattare un progetto e troppe per non pesare: mezz'ora al giorno, tutti i giorni, su una persona sola — che di solito è anche l'unica che sa come vanno trattate.
E sono la parte del ciclo passivo che nessuno ha automatizzato prima, perché tutti gli strumenti a valle danno per scontato di ricevere una fattura elettronica. Quando il documento non ce l'ha, il flusso si ferma e riparte dalle dita.
Cosa vuol dire trasformare un PDF in una fattura?
Il lavoro non è la lettura, è la traduzione. Il PDF del fornitore e il tracciato del vostro gestionale sono due lingue diverse, e in mezzo ci sono decisioni che qualcuno deve prendere una volta sola invece che ogni volta:
- A quale anagrafica corrisponde questo fornitore. Il nome sulla fattura non è quasi mai la ragione sociale che avete a sistema.
- A quale articolo corrisponde questa riga. Il codice sul documento è il codice del fornitore. Il vostro è un altro, e la corrispondenza vive in testa a qualcuno.
- Come si comporta il documento con la valuta, le spese accessorie, gli sconti. Sono le righe che fanno saltare il totale di pochi centesimi e costano il pomeriggio a cercarli.
Questa è la parte che va guardata insieme, e l'unica su cui il tempo si spende sul serio. La lettura del documento, oggi, è il pezzo risolto.
È un progetto su misura?
No, ed è la cosa più importante di questa pagina. Il software non lo costruiamo per voi: esiste già, gira in produzione in un'altra azienda, e quello che si aggiunge è l'aggancio al vostro gestionale.
La differenza non è di orgoglio, è di conto. Un progetto su misura ha dentro il tempo di scoprire cosa serve; una cosa già costruita no — e i costi si possono dire subito, in call, invece di rispondere «dipende». Quando conviene l'una e quando l'altra è esattamente il discorso di su misura o pacchetto.
Quando non conviene?
Se le fatture estere sono cinque al mese. Ribatterle costa meno che tenere in vita qualunque cosa. Il costo di un'automazione non è farla, è mantenerla.
Se avete due fornitori esteri che mandano sempre lo stesso modulo. Dopo la seconda volta chi le carica va a memoria, e il guadagno è quasi zero.
Se il gestionale non ha un canale d'ingresso documentato. È l'unico caso in cui diciamo di fermarsi prima di iniziare: l'alternativa sarebbe scrivere nel database di nascosto, e quella è un'automazione che si rompe al primo aggiornamento — di solito il venerdì.
E se il problema è incrociare fattura, ordine e DDT?
Allora questa non è la pagina giusta. Quando la fatica non è la fattura in sé ma il fatto che nessuno riesce a incrociarla con l'ordine e con il documento di trasporto, il processo è il riscontro a tre vie, e si affronta diversamente.
Le domande che tornano
Domande frequenti
- Perché non basta l'OCR che abbiamo già?
- Perché il problema non è leggere i caratteri, è capire la struttura. Riconoscere che in quella tabella c'è una riga per articolo, che la colonna a destra è l'imponibile e non il totale, e che quel codice è il codice del fornitore e non il vostro. Un OCR a maschere lo fa finché il fornitore non cambia il modulo, e i fornitori esteri il modulo lo cambiano senza avvisare nessuno. Il ragionamento per esteso sta nella pagina «Quando l'OCR non basta», qui sotto fra i collegamenti.
- Con quale gestionale di fatturazione funziona?
- La domanda giusta da fare al vostro fornitore è una sola: come si caricano i documenti dall'esterno, e con quale tracciato. Quasi tutti i gestionali un canale ce l'hanno — un file di importazione, delle API, un formato di scambio — e quello è il punto in cui ci si aggancia. Se quel canale non esiste o non è documentato, si vede subito, e lo diciamo prima di stimare qualunque cosa.
- È un progetto su misura?
- No, ed è la differenza che conta sul prezzo. Il motore è un software nostro che esiste già e gira in produzione: non si parte da un foglio bianco per vedere se funziona. Il lavoro su misura, quando c'è, è l'aggancio al vostro gestionale e la mappatura dei vostri fornitori — non il motore. Quando una cosa è già costruita i costi ve li diamo in call, senza giri.
- Entra da solo in contabilità?
- Propone, non registra. Il documento arriva pronto da caricare, ma la conferma resta di una persona: un'automazione che scrive in contabilità senza che nessuno guardi sposta il rischio invece di toglierlo. È la stessa regola che applichiamo sul riscontro a tre vie, e vale qui per lo stesso motivo.
- E gli adempimenti sull'acquisto dall'estero?
- Restano dove sono: del gestionale e di chi tiene la contabilità. L'integrazione da mandare allo SdI — TD17, TD18 o TD19 a seconda dell'operazione — la emette il vostro gestionale con i dati che gli arrivano: noi facciamo in modo che quei dati ci arrivino puliti e nel posto giusto, non ci sostituiamo all'adempimento né diciamo con che regime va trattata quella fattura. Chiunque vi prometta che un'automazione risolve anche la parte fiscale vi sta vendendo un rischio.
