Con un'app su tablet che il tecnico compila e fa firmare sul posto, già precompilata con cliente e attività, e collegata alla pianificazione delle uscite. Per Centro Sicurezza Uno, con quattro tecnici che riportavano i fogli la sera, sono sette giornate di lavoro al mese recuperate.
C'è un giro che in tante aziende di servizi nessuno mette mai a bilancio, perché non produce una fattura da nessuna parte.
Il tecnico esce, fa l'intervento, compila il rapportino su un foglio di carta, lo fa firmare al cliente e se lo porta via. La sera, o il giorno dopo, o il venerdì, quel foglio arriva in ufficio. Qualcuno lo legge, lo interpreta dove la calligrafia è quella che è, e lo ridigita. A fine mese qualcun altro prende la pila dei fogli e prova a ricavarne dei numeri.
Ogni passaggio di quel giro è tempo, e nessuno di quei passaggi aggiunge niente a quello che il tecnico aveva già scritto quando era davanti al cliente.
Quanto si risparmia? Il caso Centro Sicurezza Uno
Sette giornate di lavoro al mese. Per Centro Sicurezza Uno Srl abbiamo costruito il gestionale che tiene insieme tutto il ciclo delle uscite. Non un'app per i rapportini: il posto da cui si organizza il lavoro e in cui il lavoro fatto torna da solo.
Copre quattro cose che prima erano quattro lavori separati:
- L'organizzazione delle uscite. Chi va, dove, quando, con cosa. È il pezzo a monte, ed è quello che rende inutile ricopiare i dati del cliente in fondo al giro: il rapportino nasce già sapendo dove sta andando.
- La compilazione su tablet. Il tecnico compila dove lavora, non la sera in ufficio.
- La firma. Raccolta sul posto, a fine intervento — lo stesso momento in cui si raccoglieva sulla carta. È il passaggio che chiude il giro: senza, il foglio deve comunque tornare indietro.
- L'analisi di fine mese. I rapportini sono già dati, quindi non c'è più una pila da spogliare a mano per capire quante uscite, su quali clienti, con quali tempi.
Il risultato è sette giornate di lavoro al mese che non si spendono più su quel giro. Il caso completo, con il prima e il dopo passaggio per passaggio, sta qui.
Da dove vengono le sette giornate al mese?
Da quattro punti diversi del giro, ed è il motivo per cui prima nessuno le aveva contate.
Un'ora sta nella pianificazione delle uscite. Un'altra nella stampa dei moduli. Un'altra ancora nel recuperare i fogli e ridigitarli, moltiplicata per il numero di tecnici. E in fondo al mese c'è la giornata di chi tira le somme leggendo la carta.
Sommate su tutte le persone che le toccano, quelle ore fanno una settimana lavorativa piena, ogni mese. È esattamente il tipo di numero che non compare in nessun conto finché qualcuno non lo va a cercare — e il metodo per cercarlo lo abbiamo scritto in quanto si risparmia davvero automatizzando.
Perché i rapportini digitali spesso falliscono?
Per tre motivi, e nessuno dei tre è tecnologico.
Chiedere al tecnico di ridigitare quello che sapevate già. Se il rapportino su tablet arriva vuoto, il tecnico impiega più tempo che sulla carta, e dopo tre settimane torna alla carta. Deve arrivargli già compilato con tutto quello che l'ufficio sa: cliente, indirizzo, cosa c'è da fare, cos'era stato fatto l'ultima volta. Il suo lavoro è aggiungere quello che è successo oggi, non ricostruire il contesto.
Pretendere la rete. Chi lavora fuori sta in capannoni, seminterrati, stabilimenti dove il telefono non prende. Il rapportino si deve poter compilare offline e allineare dopo. È un requisito da scrivere all'inizio, non da scoprire al primo intervento andato storto.
Dimenticare la firma. È il dettaglio che sembra piccolo e invece decide tutto: se la firma non si raccoglie sul posto, il foglio deve tornare in ufficio comunque — e tutto il resto della digitalizzazione diventa un lavoro in più invece che uno in meno.
Funziona anche per i rapportini di produzione?
Sì: la forma del problema è la stessa. Il caso è di un'azienda di servizi con tecnici che escono, ma la forma del problema è la stessa in un reparto: il cartellino di produzione compilato a bordo macchina, raccolto la sera e ribattuto da qualcuno in amministrazione, con il risultato che il dato di produzione arriva al controllo di gestione con giorni di ritardo.
Cambiano i vincoli — in reparto ci sono le mani sporche, i guanti, i turni — e cambia il punto di ingresso, che può essere un terminale fisso invece di un tablet. Non cambia il principio: il dato entra dove è stato prodotto, una volta sola.
Quando basta un'app generica?
Quando le uscite sono poche, quando il processo non è ancora deciso, o quando il rapportino non deve parlare con nient'altro. Sono i tre casi in cui lo diciamo prima.
Se le uscite sono poche. Con due tecnici e sei interventi a settimana, la carta funziona e il tempo recuperato non ripaga il progetto.
Se il processo non è deciso. Se ogni tecnico compila il rapportino a modo suo perché non esiste un modulo condiviso, il primo lavoro non è digitalizzarlo: è decidere cosa ci deve stare dentro. Digitalizzare un processo non deciso significa metterci sopra venti campi facoltativi che nessuno riempirà.
Se serve solo il modulo. Se il rapportino non deve parlare con la pianificazione né con l'analisi di fine mese, un'app generica costa meno e fa il suo lavoro. Ve lo diciamo prima, non dopo.
Le altre automazioni per chi costruisce macchine, dagli ordini ai manuali, sono raccolte nella pagina per i costruttori di macchinari.
Le domande che tornano
Domande frequenti
- I tecnici accetteranno di usare un tablet?
- Se il tablet gli fa risparmiare tempo sì, se gliene fa perdere no — e la differenza sta tutta in quanti campi deve riempire e quanti sono già compilati. Il rapportino su tablet funziona quando arriva in mano al tecnico già pieno di quello che l'ufficio sa: cliente, indirizzo, cosa c'è da fare, cosa era stato fatto l'ultima volta. Se gli si chiede di ridigitare quello che già sapevate, tornerà alla carta entro un mese e avrà ragione lui.
- E la firma del cliente?
- Si raccoglie sul tablet a fine intervento, che è lo stesso momento in cui la si raccoglieva sulla carta. È il passaggio che fa chiudere il giro: senza firma raccolta lì, il foglio deve comunque tornare in ufficio e tutto il resto non serve a niente.
- Se in cantiere non c'è rete?
- Il rapportino si compila lo stesso e si allinea quando la connessione torna. È un requisito da mettere nero su bianco all'inizio, non da scoprire dopo: chi lavora fuori sta in capannoni, seminterrati e stabilimenti dove il telefono non prende, e un'app che pretende la rete viene abbandonata al primo intervento andato storto.
- Serve un software su misura o basta un'app?
- Dipende da cosa deve fare oltre al rapportino. Se serve solo un modulo digitale da compilare, un'app generica basta e costa meno. Il momento in cui non basta più è quando il rapportino deve incastrarsi con la pianificazione delle uscite, con i dati che avete già sui clienti e con l'analisi di fine mese: lì o si costruisce, o si passa il tempo a incollare tre strumenti che non si parlano.
