Collegando la dashboard direttamente alle fonti: gestionale, software di fatturazione, conti bancari in sola lettura, fogli di calcolo e documenti. Così i numeri si aggiornano da soli e non a fine mese. Le dashboard le costruiamo da zero sui vostri dati. L'AI serve a simulare scenari di spesa, di entrata e di investimento prima di decidere.
In breve
- Ci colleghiamo a qualsiasi fonte con API o accesso a database (SQL e NoSQL), e anche a Excel, XML, PDF e documenti non strutturati.
- Prima si sistemano i dati, poi si disegna il cruscotto.
- L'AI simula scenari: cosa succede a margini e cassa se cambia una spesa o si fa un investimento.
- Non serve a chi non ha intenzione di cambiare il modo in cui prende le decisioni.
Quasi tutte le richieste su questo tema arrivano formulate allo stesso modo: «ci servirebbe una dashboard».
Quasi mai il problema è la dashboard. Il problema è che i dati che dovrebbero starci dentro arrivano tardi e arrivano a mano, e nessun cruscotto sistema un dato che non c'è. Si può comprare lo strumento di visualizzazione più costoso del mercato: mostrerà molto bene dei numeri di due mesi fa.
Da dove arrivano i dati del controllo di gestione in una PMI?
Sparsi, ed è la normalità: in una PMI il quadro completo non vive in nessun sistema.
- Il gestionale ha ordini, magazzino, produzione. Su NTS Business è una delle fonti da cui leggiamo.
- Il software di fatturazione ha il fatturato e i costi — spessissimo Fatture in Cloud o Aruba, e lì ci colleghiamo direttamente.
- La banca ha quello che è entrato e uscito per davvero, che non coincide con quello che è stato fatturato. E chi ha più conti, magari su istituti diversi, oggi una vista unica non ce l'ha se non ricopiando i saldi a mano.
- Due fogli di calcolo hanno le cose che non stavano da nessun'altra parte.
Finché quei quattro pezzi non si toccano, il controllo di gestione è un lavoro di raccolta che qualcuno fa a fine mese — quando lo fa.
Come colleghiamo gestionale, fatturazione e banche?
Ci siamo collegati direttamente alle fonti: ai gestionali di fatturazione, al gestionale aziendale, e — in sola lettura, con gli strumenti di collegamento del cliente — ai conti bancari, anche multiconto.
Quello che abbiamo aggiunto non è un cruscotto in più. È la raccolta e la pre-analisi: prendere i dati da dove stanno, allinearli, e presentarli in una forma che un dirigente possa leggere senza farsi tradurre nulla da nessuno.
Dove si vede meglio è in una catena: per Showroom Longobardi il controllo di gestione tiene insieme tutti i saloni con gli stessi criteri, che è la cosa che nessun gestionale da punto singolo sa fare.
Il risultato per chi decide è banale da descrivere e non banale da ottenere: poter guardare i numeri della propria azienda e capirli, con qualcosa di comprensibile a supporto quando c'è da prendere una decisione. Non un report da interpretare — una risposta.
Con quali fonti si può collegare la dashboard?
Con tutto quello che ha un accesso:
- gestionali via API: su NTS Business leggiamo ordini, magazzino e rimanenze;
- database SQL e NoSQL;
- software di fatturazione, per esempio Fatture in Cloud e Aruba;
- conti bancari in sola lettura, anche su più banche;
- file: Excel, XML, PDF;
- dati non strutturati, comprese le chiamate di vendita, da cui si ricavano informazioni sulla pipeline commerciale.
Le dashboard non sono un modello preso da uno strumento di business intelligence: le costruiamo da zero sui vostri numeri e su come li leggete.
Cosa aggiunge l'AI a una dashboard?
Una dashboard mostra cosa è successo. L'AI serve a chiedersi cosa succederebbe se…:
- se aumenta una voce di spesa, cosa succede alla cassa fra tre mesi;
- se cala un cliente, quali entrate vengono a mancare;
- se si fa un investimento, quando rientra e quanto pesa nel frattempo.
Le simulazioni partono dai vostri dati reali e dal confronto con aziende simili. Quel confronto è fatto con dati di mercato raccolti pubblicamente online, non con i dati di altri nostri clienti: i vostri restano vostri, in cloud UE, cifrati con una chiave unica per cliente e trattati da modelli in regime Zero Data Retention. La domanda — "state usando i numeri degli altri?" — è giusta, e la risposta è no.
Si può prevedere l'andamento dell'anno?
Con dati puliti e aggiornati sì, con un margine che dipende da quanto è regolare l'attività.
Sul nostro stesso controllo di gestione abbiamo visto l'andamento dell'anno con otto mesi di anticipo.
Nelle catene la previsione si vede meglio: per Showroom Longobardi il controllo di gestione tiene insieme tutti i saloni con gli stessi criteri.
Perché una dashboard non basta se i dati arrivano tardi?
Perché il cruscotto non produce i dati: li mostra. Se arrivano a mano e a fine mese, la dashboard è vecchia quanto loro.
È l'unica cosa che questa pagina vuole lasciare, ed è il contrario dell'ordine con cui questi progetti vengono di solito impostati: prima i dati, poi il cruscotto.
Un numero è affidabile solo se lo è la fonte. Se le giacenze di magazzino non tornano, ogni marginalità calcolata a valle è sbagliata di quel tanto — e nessuno se ne accorgerà fino all'inventario. È il motivo per cui, quando lavoriamo su NTS, la gestione delle rimanenze è la prima cosa da guardare e non un dettaglio di magazzino.
Il ritardo è un errore. Un dato giusto che arriva a metà del mese dopo è, per chi deve decidere, indistinguibile da un dato sbagliato. Se il rapportino di un intervento entra in sistema dieci giorni dopo l'intervento, quei dieci giorni ce li avete anche sul controllo di gestione — e infatti quel problema si risolve a monte, non nel cruscotto.
Il grafico viene per ultimo. Quando i dati arrivano puliti e in tempo, la visualizzazione è la parte facile. Quando non arrivano, la visualizzazione è un modo elegante di guardare il problema sbagliato.
È un sistema di supporto alle decisioni?
Sì, nel senso pratico: mette chi decide davanti a numeri aggiornati e a scenari confrontabili. Non decide al posto vostro. Le decisioni le prende una persona, sulla base anche di cose che nessun sistema sa: chi sta per andarsene, quale cliente è in difficoltà, cosa avete promesso a chi.
Quando il controllo di gestione automatico non serve?
Se l'azienda non vuole cambiare il modo in cui decide. Chi va avanti giorno per giorno da anni e non ha intenzione di organizzarsi diversamente non userà i numeri, per quanto siano aggiornati. Lo chiediamo prima di iniziare.
Se un foglio di calcolo basta. Con una decina di clienti, un conto solo e un ciclo semplice, la raccolta manuale costa poco e va benissimo. Il momento in cui smette di bastare è quando le fonti diventano tre o quattro e nessuno si ricorda più quale versione del file è quella buona.
Se non c'è nessuno che guarda. Se i numeri, una volta pronti, non li legge nessuno con il potere di cambiare qualcosa, il progetto produce un cruscotto e nient'altro. È la domanda più scomoda che facciamo, e la facciamo prima.
Se i dati di partenza non esistono. Se le ore non si registrano, se i costi non si imputano, se le commesse non hanno un codice — il primo lavoro non è leggere i dati: è cominciare a produrli.
Le domande che tornano
Domande frequenti
- Che differenza c'è rispetto a comprare uno strumento di business intelligence?
- Uno strumento di BI parte dal presupposto che i dati esistano già, puliti e in un posto solo. Nelle aziende che vediamo non è così: stanno nel gestionale, nel software di fatturazione, in banca e in due fogli di calcolo. Il lavoro che facciamo sta a monte del cruscotto — raccogliere, riconciliare, dare un significato — e senza quello anche il miglior strumento di BI mostra molto bene dei numeri sbagliati.
- Vi diamo l'accesso ai conti bancari?
- In sola lettura, e con i vostri strumenti di collegamento: serve a vedere gli incassi e le uscite senza aspettare l'estratto conto. Chi ha più conti, anche su banche diverse, è il caso in cui si guadagna di più — perché è quello in cui oggi nessuno ha una vista unica se non ricopiando i saldi a mano.
- Ogni quanto si aggiornano i numeri?
- Con la frequenza con cui le fonti li rendono disponibili, che è comunque molto più spesso della chiusura mensile. Il punto non è avere il dato al secondo: è smettere di prendere decisioni di aprile con i numeri di febbraio.
- Serve un controller in azienda?
- Se c'è, gli si tolgono di mezzo le due settimane di raccolta dati e gli si lascia il mestiere vero, che è interpretarli. Se non c'è, questo non lo sostituisce: mette la direzione in condizione di vedere e di fare le domande giuste, ma le decisioni le prende una persona e le sceglie sulla base di cose che nessun sistema sa — chi sta per andarsene, quale cliente sta traballando, cosa avete promesso a chi.
- Le dashboard sono uno strumento di BI già pronto?
- No, le costruiamo da zero e le colleghiamo alle vostre fonti. Se vi basta uno strumento pronto, ve lo diciamo.
