Quasi tutte le richieste su questo tema arrivano formulate allo stesso modo: «ci servirebbe una dashboard».
Quasi mai il problema è la dashboard. Il problema è che i dati che dovrebbero starci dentro arrivano tardi e arrivano a mano, e nessun cruscotto sistema un dato che non c'è. Si può comprare lo strumento di visualizzazione più costoso del mercato: mostrerà molto bene dei numeri di due mesi fa.
Dove stanno davvero i dati
Sparsi, ed è la normalità: in una PMI il quadro completo non vive in nessun sistema.
- Il gestionale ha ordini, magazzino, produzione. Su NTS Business è una delle fonti da cui leggiamo.
- Il software di fatturazione ha il fatturato e i costi — spessissimo Fatture in Cloud o Aruba, e lì ci colleghiamo direttamente.
- La banca ha quello che è entrato e uscito per davvero, che non coincide con quello che è stato fatturato. E chi ha più conti, magari su istituti diversi, oggi una vista unica non ce l'ha se non ricopiando i saldi a mano.
- Due fogli di calcolo hanno le cose che non stavano da nessun'altra parte.
Finché quei quattro pezzi non si toccano, il controllo di gestione è un lavoro di raccolta che qualcuno fa a fine mese — quando lo fa.
Cosa abbiamo fatto
Ci siamo collegati direttamente alle fonti: ai gestionali di fatturazione, al gestionale aziendale, e — in sola lettura, con gli strumenti di collegamento del cliente — ai conti bancari, anche multiconto.
Quello che abbiamo aggiunto non è un cruscotto in più. È la raccolta e la pre-analisi: prendere i dati da dove stanno, allinearli, e presentarli in una forma che un dirigente possa leggere senza farsi tradurre nulla da nessuno.
Dove si vede meglio è in una catena: per Showroom Longobardi il controllo di gestione tiene insieme tutti i saloni con gli stessi criteri, che è la cosa che nessun gestionale da punto singolo sa fare.
Il risultato per chi decide è banale da descrivere e non banale da ottenere: poter guardare i numeri della propria azienda e capirli, con qualcosa di comprensibile a supporto quando c'è da prendere una decisione. Non un report da interpretare — una risposta.
Prima i dati, poi il cruscotto
È l'unica cosa che questa pagina vuole lasciare, ed è il contrario dell'ordine con cui questi progetti vengono di solito impostati.
Un numero è affidabile solo se lo è la fonte. Se le giacenze di magazzino non tornano, ogni marginalità calcolata a valle è sbagliata di quel tanto — e nessuno se ne accorgerà fino all'inventario. È il motivo per cui, quando lavoriamo su NTS, la gestione delle rimanenze è la prima cosa da guardare e non un dettaglio di magazzino.
Il ritardo è un errore. Un dato giusto che arriva a metà del mese dopo è, per chi deve decidere, indistinguibile da un dato sbagliato. Se il rapportino di un intervento entra in sistema dieci giorni dopo l'intervento, quei dieci giorni ce li avete anche sul controllo di gestione — e infatti quel problema si risolve a monte, non nel cruscotto.
Il grafico viene per ultimo. Quando i dati arrivano puliti e in tempo, la visualizzazione è la parte facile. Quando non arrivano, la visualizzazione è un modo elegante di guardare il problema sbagliato.
Quando non serve
Se un foglio di calcolo basta. Con una decina di clienti, un conto solo e un ciclo semplice, la raccolta manuale costa poco e va benissimo. Il momento in cui smette di bastare è quando le fonti diventano tre o quattro e nessuno si ricorda più quale versione del file è quella buona.
Se non c'è nessuno che guarda. Se i numeri, una volta pronti, non li legge nessuno con il potere di cambiare qualcosa, il progetto produce un cruscotto e nient'altro. È la domanda più scomoda che facciamo, e la facciamo prima.
Se i dati di partenza non esistono. Se le ore non si registrano, se i costi non si imputano, se le commesse non hanno un codice — il primo lavoro non è leggere i dati: è cominciare a produrli.
Domande frequenti
Le domande che tornano
- Che differenza c'è rispetto a comprare uno strumento di business intelligence?
- Uno strumento di BI parte dal presupposto che i dati esistano già, puliti e in un posto solo. Nelle aziende che vediamo non è così: stanno nel gestionale, nel software di fatturazione, in banca e in due fogli di calcolo. Il lavoro che facciamo sta a monte del cruscotto — raccogliere, riconciliare, dare un significato — e senza quello anche il miglior strumento di BI mostra molto bene dei numeri sbagliati.
- Vi diamo l'accesso ai conti bancari?
- In sola lettura, e con i vostri strumenti di collegamento: serve a vedere gli incassi e le uscite senza aspettare l'estratto conto. Chi ha più conti, anche su banche diverse, è il caso in cui si guadagna di più — perché è quello in cui oggi nessuno ha una vista unica se non ricopiando i saldi a mano.
- Ogni quanto si aggiornano i numeri?
- Con la frequenza con cui le fonti li rendono disponibili, che è comunque molto più spesso della chiusura mensile. Il punto non è avere il dato al secondo: è smettere di prendere decisioni di aprile con i numeri di febbraio.
- Serve un controller in azienda?
- Se c'è, gli si tolgono di mezzo le due settimane di raccolta dati e gli si lascia il mestiere vero, che è interpretarli. Se non c'è, questo non lo sostituisce: mette la direzione in condizione di vedere e di fare le domande giuste, ma le decisioni le prende una persona e le sceglie sulla base di cose che nessun sistema sa — chi sta per andarsene, quale cliente sta traballando, cosa avete promesso a chi.
