In sintesi
Centro Sicurezza Uno manda tecnici fuori, tutti i giorni. Fino a poco fa ogni intervento produceva un foglio di carta: il rapportino compilato sul posto, firmato dal cliente, riportato in ufficio e ridigitato da qualcuno. A fine mese, la pila di fogli andava spogliata a mano per ricavarne dei numeri.
Abbiamo costruito il gestionale che tiene insieme tutto il ciclo delle uscite — pianificazione, compilazione su tablet, firma sul posto, analisi — e quel giro è sparito. Il recupero è di sette giornate di lavoro al mese.
Il problema
Il costo non stava in un punto solo, ed è il motivo per cui prima non lo aveva contato nessuno.
- La carta arrivava in ufficio in ritardo, e a volte non arrivava. Il rapportino resta nella borsa del tecnico finché non passa in sede: uno o due giorni nel caso buono, il venerdì nel caso normale. Fino ad allora, in ufficio, quell'intervento non è mai successo.
- Ogni rapportino veniva scritto due volte. Una dal tecnico davanti al cliente, una da chi in ufficio lo ridigitava — interpretando la calligrafia dove serviva. Il secondo passaggio non aggiungeva niente a quello che era già stato scritto.
- L'organizzazione delle uscite era un lavoro a sé. Chi va, dove, quando, con cosa: deciso e comunicato ogni volta, e poi ricopiato nei dati del cliente in fondo al giro.
- La stampa dei moduli era un rituale fisso. Preparare i fogli prima di uscire, per ogni tecnico, per ogni giro.
- L'analisi di fine mese si faceva sulla carta. Quante uscite, su quali clienti, con quali tempi: per rispondere bisognava rileggere la pila.
Sommato su tutte le persone che lo toccavano, quel giro valeva una settimana lavorativa piena ogni mese — e non compariva in nessun conto, perché non produceva una fattura da nessuna parte.
La soluzione
Non un'app per i rapportini: il posto da cui si organizza il lavoro e in cui il lavoro fatto torna da solo. Copre quattro passaggi che prima erano quattro lavori separati.
1. L'organizzazione delle uscite
Chi va, dove, quando. È il pezzo a monte, ed è quello che rende inutile ricopiare i dati del cliente in fondo al giro: il rapportino nasce già sapendo dove sta andando, con il cliente, l'indirizzo e cosa c'è da fare già dentro.
2. La compilazione su tablet
Il tecnico compila dove lavora, non la sera in ufficio. Il modulo gli arriva già pieno di quello che l'azienda sa: il suo lavoro è aggiungere quello che è successo oggi, non ricostruire il contesto.
È il punto su cui questi progetti si giocano tutto. Se il rapportino digitale arriva vuoto, al tecnico costa più tempo della carta — e dopo tre settimane torna alla carta, con ragione.
3. La firma sul posto
Raccolta sul tablet a fine intervento, lo stesso momento in cui si raccoglieva sul foglio. È il passaggio che chiude il giro: senza firma presa lì, il documento dovrebbe comunque tornare in ufficio, e tutto il resto della digitalizzazione diventerebbe un lavoro in più invece che uno in meno.
4. L'analisi di fine mese
I rapportini sono già dati nel momento in cui vengono compilati. Non c'è più una pila da spogliare: le domande di fine mese — quante uscite, su quali clienti, con quali tempi — hanno una risposta invece di un pomeriggio di lavoro.
L'impatto
Sette giornate di lavoro al mese che non si spendono più su pianificazione, stampa, ridigitazione e spoglio della carta. È una settimana lavorativa piena, ogni mese, restituita a chi la spendeva lì.
Ma la parte che si vede tutti i giorni è un'altra: l'intervento è in sistema quando il tecnico esce dal cliente, non due giorni dopo. Chi sta in ufficio smette di lavorare su una realtà vecchia di quarantotto ore — e questo cambia le risposte che si possono dare al telefono, non solo i numeri di fine mese.
Perché su misura
Un modulo digitale da compilare lo fa anche un'app generica, e costa meno: quando è tutto quello che serve, lo diciamo.
Qui non bastava, perché il rapportino doveva incastrarsi con la pianificazione delle uscite e con l'analisi di fine mese. Tre strumenti separati che non si parlano rimettono in mezzo esattamente il lavoro di ricopiatura che si voleva togliere — solo spostato di posto.
Il ragionamento per esteso, con i criteri per decidere da che parte stare, sta in su misura o pacchetto.
