In NTS Business ordini e fatture sono già dati e arrivano dalle API del gestionale, passando dal rivenditore. Resta da leggere il DDT del fornitore, che arriva su carta: una volta diventato righe, il confronto si fa riga per riga e le eccezioni restano fuori dal flusso contabile finché una persona non le chiude.
Nessuna delle pagine che si posizionano su «three way match» nomina NTS. Nessuna delle pagine che si posizionano su NTS parla di riscontro a tre vie. È un incrocio che non esiste, e chi lo digita ha già in casa il gestionale e in testa il problema.
Il processo è quello descritto nella pagina generale sul riscontro a tre vie: ordine, DDT, fattura, e i cinque punti in cui il match salta. Qui c'è quello che cambia quando il sistema di partenza è NTS Business.
Da dove prende i dati il riscontro in NTS?
Dalle API del gestionale, con l'assistenza del rivenditore. È così che ci siamo integrati — su un impianto vero, di un cliente che non ci ha autorizzato a nominarlo — ed è il primo nodo pratico da sciogliere: l'accesso non lo si negozia direttamente, si passa da chi vi assiste sull'impianto — e i tempi di quella persona sono i tempi del progetto.
Il vantaggio, una volta ottenuto l'accesso, è concreto. Ordini e righe d'ordine sono già dati strutturati: non c'è niente da interpretare, i codici articolo sono quelli veri e i prezzi sono quelli pattuiti a sistema. Anche la fattura elettronica è già dati.
Dove resta il lavoro manuale?
Su un documento solo, quasi sempre: il DDT del fornitore.
Arriva su carta o scansionato, con il modulo di chi lo ha stampato, e va trasformato in righe prima di poter essere confrontato con qualunque cosa. È lo stesso problema che si incontra ovunque — ne parliamo per esteso in quando l'OCR non basta — con una differenza a favore: avendo l'ordine già a sistema, il documento da leggere non va interpretato al buio. Si sa cosa aspettarsi, e questo alza parecchio l'affidabilità dell'estrazione.
Cosa si confronta, riga per riga?
Il confronto non è "il totale coincide". Si scende sulla singola linea e si guardano pesi, quantità, prezzi unitari, importi complessivi, sconti e maggiorazioni.
L'ultima voce è quella che fa saltare i controlli generici: uno sconto in cascata o una maggiorazione ribaltata su una riga fanno sì che il prezzo in fattura non sia il prezzo dell'ordine, senza che nessuno abbia sbagliato. Un controllo che non sa che quelle voci esistono segnala un'anomalia su ogni riga scontata — cioè segnala sempre, cioè viene ignorato dopo due settimane.
Come si gestiscono le eccezioni senza bloccare la contabilità?
È la preoccupazione vera di chi ha un gestionale su cui gira la contabilità, e la risposta è semplice: il sistema non registra, propone.
I flussi che tornano vengono marcati come verificati. Quelli che non tornano restano fuori dal flusso contabile, in una coda che dice cosa non va e su quale riga di quale documento. La conferma la dà una persona, dentro il gestionale, come prima.
Il valore non è chiudere il 100% dei casi: è che quelli normali si chiudano in silenzio e che gli altri arrivino a qualcuno già scritti. Se la coda delle eccezioni non ha un responsabile, dopo tre mesi qualcuno la svuota di corsa e siamo al punto di partenza — con in più un sistema da mantenere.
Cosa chiedere al rivenditore NTS?
Tre domande, prima di stimare qualunque cosa:
- Le API sono attive sul nostro impianto?
- Quali entità coprono in lettura e in scrittura? La copertura in scrittura è quella che decide cosa l'automazione può davvero chiudere.
- Chi risponde quando qualcosa non torna?
Sono le stesse tre della pagina su cosa si integra in NTS, e le rifacciamo qui perché sono l'unica parte di questa pagina che va usata prima di chiamare qualcuno.
Quando non conviene?
Se lavorate a catalogo con pochi fornitori stabili. Il riscontro a mano costa poco e il margine è sottile.
Se i volumi sono bassi. Sotto i 30 ordini al mese il conto non torna nemmeno con l'automazione gratis: il costo vero è tenerla viva.
Se l'accesso alle API non arriva. È l'unico caso in cui diciamo di fermarsi prima di iniziare: senza un canale stabile e dichiarato, l'alternativa sarebbe leggere il database di nascosto — e quella è un'automazione che si rompe al primo aggiornamento del gestionale, di solito il venerdì.
Le domande che tornano
Domande frequenti
- Serve il rivenditore NTS per farlo?
- Sì, almeno per l'accesso. Le API del gestionale passano da chi vi assiste sull'impianto, ed è la prima cosa da sistemare perché è quella che detta i tempi. Il resto del lavoro — leggere i documenti, riconciliare, confrontare riga per riga — è nostro e non tocca la configurazione di NTS.
- Il sistema registra da solo in contabilità?
- No: propone. I flussi che tornano vengono marcati come verificati, quelli che non tornano restano fuori dal flusso contabile con scritto cosa non va e su quale riga. La conferma la dà una persona. È una scelta voluta e vale su NTS come altrove — un'automazione che scrive in contabilità senza che nessuno guardi sposta il rischio invece di toglierlo.
- Cosa cambia rispetto a farlo su un documentale come Adiuto?
- Cambia da dove arrivano i dati. Su un documentale è il workflow a consegnare documenti grezzi, quindi il primo lavoro è trasformarli in righe; con un gestionale che espone API, ordini e righe d'ordine sono già dati strutturati e la fatica si sposta tutta sui documenti che restano fuori dal gestionale — tipicamente il DDT del fornitore. Il confronto vero e proprio, invece, è lo stesso lavoro nei due mondi.
- E se i DDT arrivano su carta?
- È il caso normale, e non cambia l'impianto: il DDT va comunque letto e trasformato in righe prima di poter essere confrontato. Quello che cambia è dove finisce la fatica — con ordini e fatture già a sistema, il documento scansionato resta l'unico pezzo da interpretare, ed è lì che si concentra tutto il lavoro di estrazione.
