In sintesi
Showroom Longobardi è una catena di saloni di acconciatura fra Treviso e Castelfranco Veneto. Abbiamo costruito il gestionale che tiene insieme appuntamenti, sedi, magazzino, cassa con fattura elettronica e controllo di gestione su tutti i punti, più le app con cui i clienti prenotano e il routing che riempie da solo i buchi in agenda.
Qual era il problema?
Una catena di saloni ha due problemi che nessun software da salone singolo risolve: capire come vanno i conti su tutti i punti insieme, e non lasciare buchi in agenda, che in un mestiere a ore sono ricavo perso e basta.
- I conti si vedevano un salone alla volta. Ogni punto aveva i suoi numeri, e il quadro della catena si otteneva mettendoli insieme a mano — quindi tardi, e quindi mai abbastanza spesso per servire a decidere qualcosa.
- Le prenotazioni passavano da una persona. Telefono, messaggio, o di persona: sempre con qualcuno del salone in mezzo, che nel frattempo stava lavorando.
- I buchi in agenda restavano buchi. Una disdetta lascia uno spazio vuoto che si riempie solo se qualcuno se ne accorge e si mette a telefonare. In un'attività dove si vende tempo, ogni spazio vuoto è ricavo che non torna.
Cosa abbiamo costruito?
Il gestionale copre il giro intero del salone — appuntamenti, sedi, magazzino, cassa con fatturazione elettronica, rendicontazione e controllo di gestione — e sopra ci stanno le app per i clienti e il riempimento automatico dell'agenda.
Il controllo di gestione su tutta la catena
Un posto solo da cui si guarda l'andamento dei saloni, con gli stessi criteri per tutti. È la parte che rende confrontabili punti diversi — e che permette di accorgersi di uno scostamento mentre si può ancora fare qualcosa.
La cassa e il magazzino, dentro lo stesso sistema
Lo scontrino e la fattura elettronica escono da dove si registra l'appuntamento, e i prodotti venduti scalano dal magazzino del punto vendita. Non è un dettaglio da elenco funzioni: è la ragione per cui i numeri della catena esistono senza che qualcuno li ricopi.
Le app per i clienti
Applicazioni mobile in Flutter, iOS e Android, con cui il cliente prende appuntamento da solo. Un solo codice per due piattaforme, che su un'app rivolta ai clienti finali è la differenza fra mantenerla e lasciarla invecchiare.
Il risultato per il salone è che la prenotazione smette di occupare una persona; il risultato per il cliente è che può prenotare quando gli viene in mente, non quando il salone è aperto.
Il routing automatico
È il pezzo che dà il ritorno più diretto. Quando si libera uno spazio, il sistema lo riempie da solo invece di aspettare che qualcuno se ne accorga: l'agenda si ricompatta senza che nessuno telefoni.
Che risultati ha dato?
Il 55% dei clienti prenota dall'app. Più di metà dei clienti non passa più dal telefono del salone: chi lavora in salone smette di fare da centralino, e il cliente prenota quando gli viene in mente, non quando il salone è aperto.
Il resto si vede tutti i giorni: quando un appuntamento salta, il routing automatico rioccupa lo spazio invece di lasciarlo vuoto, e la direzione guarda i numeri di tutti i saloni insieme invece di aspettare che qualcuno li metta in fila.
Cosa non ha funzionato al primo colpo?
Niente: ha funzionato tutto al primo colpo.
Perché su misura e non un software pronto?
I gestionali da salone esistono e sono tanti. Sono costruiti per un salone: se ne gestisci sei, il controllo di gestione della catena resta un lavoro da fare a mano sopra sei installazioni che non si parlano.
C'è anche il motivo che ha dato il titolare, ed è quello che sentiamo più spesso: i gestionali pronti avevano molte funzioni che non usava, e alcune di quelle che usava non funzionavano come serviva a lui.
Il momento in cui un pacchetto smette di bastare è esattamente questo — quando la cosa che ti serve non è dentro il perimetro per cui è stato progettato. I criteri per riconoscere quel momento stanno in su misura o pacchetto.
Perché i dati vengono prima del cruscotto: controllo di gestione che si aggiorna da solo.
