In sintesi
Simec, a Castello di Godego (TV), costruisce macchinari e con loro 600 GB di documentazione tecnica, in italiano, inglese, tedesco, portoghese, arabo e altre lingue. Trovarci dentro la riga giusta richiedeva in media dodici minuti. Con un agente AI che gira in locale, la stessa informazione si trova in trenta secondi: nessun manuale esce dall'azienda.
Qual era il problema?
Un manuale di macchinario non si legge, si consulta. Ma è fatto per essere consultato da chi sa già dove guardare.
- Le ricerche le facevano gli addetti del service. Quando avevano un dubbio, chiamavano l'ufficio progettazione — che si fermava per rispondere. Il costo quindi era doppio: il tempo di chi cerca e il tempo di chi viene interrotto.
- Sono tanti, sono lunghi e sono in più lingue. Ogni macchina ha il suo, ogni versione ha le sue varianti, e le informazioni che servono in assistenza sono sparse fra schemi, tabelle e note.
- La ricerca testuale non basta. Cercare una parola in un PDF restituisce venti occorrenze, di cui diciannove nell'indice e nelle intestazioni. Quello che serve è la risposta, non l'elenco dei posti in cui compare la parola.
- Il tempo si paga quando costa di più. I dodici minuti non si spendono con calma alla scrivania: si spendono con un cliente fermo e un tecnico che aspetta.
- La documentazione è riservata. Sono schemi e specifiche di macchine progettate in casa. Mandarli a un servizio esterno per renderli interrogabili non era una possibilità: era il motivo per cui il problema era ancora lì.
Cosa abbiamo costruito?
Un agente che interroga la documentazione tecnica e restituisce la risposta con il riferimento a dove sta, invece di un elenco di occorrenze. Oggi alle domande risponde lui; le richieste più delicate restano sempre a un operatore.
La risposta arriva con il riferimento
Non un elenco di occorrenze: la risposta, e dove sta scritta. Su documentazione tecnica è la differenza fra un sistema usabile e uno di cui nessuno si fida: chi assiste può aprire il punto e controllare prima di dare un'indicazione a un cliente che ha una macchina ferma.
Seicento gigabyte, in più lingue
La documentazione di Simec è in italiano, inglese, tedesco, portoghese, arabo e altre lingue, e cresce con le macchine. Il sistema è dimensionato su quel volume: non è una demo su venti PDF.
Gira tutto su macchine dell'azienda. È il vincolo da cui siamo partiti, non un'opzione aggiunta dopo: i manuali non escono, le domande non escono, le risposte non escono. Per un costruttore di macchine questa non è una preferenza — è la condizione perché il progetto potesse esistere.
Su questo abbiamo una posizione che vale la pena dichiarare: la scelta fra locale e cloud si fa prima e si mette per iscritto. Alcune cose in cloud costano molto meno e non toccano niente di riservato; qui era il contrario, e si decideva all'inizio.
Il locale ha un prezzo, ed è giusto saperlo prima: l'infrastruttura va dimensionata e mantenuta, e l'hardware è un investimento dell'azienda invece che un canone. Su documentazione tecnica di macchine progettate in casa, quel prezzo è il modo per avere il progetto invece di non farlo.
Che risultati ha dato, e come li abbiamo misurati?
Da dodici minuti a trenta secondi. È un fattore ventiquattro sul tempo di ricerca, ma il numero da solo dice poco: quello che cambia è quando si può cercare.
A dodici minuti, cercare sul manuale è una cosa che si fa quando non se ne può fare a meno — e nel frattempo si tira a indovinare. A trenta secondi si controlla, e si controlla anche quando si è quasi sicuri. La differenza non è il tempo risparmiato: è quante volte si verifica invece di ricordare.
L'altro effetto è sull'ufficio progettazione, che smette di essere il motore di ricerca del service: le interruzioni che prima costavano due persone per volta — chi chiede e chi risponde — oggi sono le sole che meritano davvero un progettista.
Da dove viene il numero. I dodici minuti e i trenta secondi sono dichiarati dal service di Simec durante la demo: non sono una misura fatta da noi su un campione di ricerche.
Cosa non ha funzionato al primo colpo?
Niente: ha funzionato tutto al primo colpo.
Perché su misura e non un software pronto?
Strumenti che rispondono su una base documentale ce ne sono, e quando i documenti possono stare in cloud sono la scelta giusta: costano meno e si attivano in un pomeriggio.
Qui la condizione era l'opposta, ed era la condizione, non una preferenza: 600 GB di schemi e specifiche di macchine progettate in casa non potevano uscire dall'azienda. Restava da costruire un sistema che vive sui loro server e regge quel volume di documentazione in più lingue.
Cosa ci ha chiesto il cliente prima di firmare?
«I manuali escono dall'azienda?» No. Tutto gira in locale: documenti, domande e risposte restano sui server di Simec.
«E se la domanda è delicata?» Risponde un operatore. L'agente copre le ricerche, non le decisioni che richiedono una persona.
Come si automatizza la gestione documentale senza cambiare documentale: automazione della gestione documentale.
