Come si automatizza la gestione documentale senza cambiare documentale

Si automatizza agganciandosi al DMS che l'azienda usa già. Da lì si estraggono i dati dai documenti, si catalogano e si collegano fra loro, e si mettono a disposizione di agenti AI. Gli agenti rispondono alle domande citando il documento di origine e possono fare operazioni nei gestionali. Lo facciamo in produzione su Adiuto e sul DMS di TeamSystem.

In breve

• Il documentale non si cambia: ci si aggancia sopra.
• I documenti diventano dati: testo, tabelle e anche le immagini che contengono.
• Un agente AI risponde citando sempre la fonte, e solo a chi ha i permessi per quell'informazione.
• Gli stessi dati alimentano le automazioni, come il riscontro tra ordini, DDT e fatture.

Cosa vuol dire, in pratica, automatizzare la gestione documentale?

Non vuol dire archiviare meglio: un DMS archivia già bene. Vuol dire far lavorare i documenti archiviati. Nei nostri progetti sono cinque passaggi:

1. Ci colleghiamo al documentale o al gestionale e prendiamo i documenti.
2. Estraiamo i dati, anche da PDF scansionati, tabelle e disegni, e interpretiamo le immagini contenute nei documenti per dare loro un contesto.
3. Li cataloghiamo e li rendiamo "leggibili" per l'AI: conversione in formati puliti e collegamento dei concetti in un grafo, così che "ordine 1245", "fornitore X" e "commessa Y" siano legati fra loro e non solo parole in file diversi.
4. Li archiviamo in modo che restino interrogabili.
5. Li mettiamo a disposizione degli agenti AI, che possono rispondere alle domande e collegarsi ai gestionali per fare operazioni.

Bisogna cambiare DMS per usare l'AI sui documenti?

No, e di solito non conviene. Cambiare documentale costa tempo e soldi per arrivare a un risultato più o meno uguale. Un DMS efficiente non è quello con più funzioni: è quello che sa come lavorate. Quel lavoro l'avete già fatto sul vostro, con cartelle, flussi, permessi e abitudini. Noi ci aggiungiamo quello che manca.

Come funziona con Adiuto?

Per Adiuto abbiamo sviluppato un connettore, insieme a un rivenditore Adiuto; non siamo partner ufficiali di Adiuto. Il workflow di Adiuto ci passa i documenti e noi facciamo il resto senza modificare il software.

Il caso più completo è Co.Mas: su Adiuto controlliamo l'intera catena ordine–conferma–DDT–fattura con Three Way Check. Il dettaglio sta in three-way match dentro Adiuto e in ciclo passivo dentro Adiuto.

E con il DMS di TeamSystem?

L'integrazione è completata e gira su un'installazione di un cliente: il DMS di TeamSystem non è un nostro prodotto né un nostro cliente, è il documentale che quell'azienda usa e a cui ci siamo collegati. La usiamo per i "cervelli aziendali", cioè gli agenti AI che conoscono i documenti dell'azienda, e ci gira anche Three Way Check.

Cosa può fare un agente AI con i documenti dell'azienda?

Risponde alle domande che oggi finiscono a un collega o restano senza risposta. Le due più frequenti:

• «Come si fa questa procedura?» Le persone vogliono essere guidate, anche per non doversi prendere responsabilità su operazioni delicate. Un agente che spiega i passaggi, anche per sistemare un problema, per loro è una salvezza.
• «A chi devo chiedere questa cosa?» Spesso non si sa a chi rivolgersi. L'agente risponde direttamente oppure, conoscendo l'organigramma, indirizza la richiesta alla persona giusta e la scrive in modo più chiaro.

Oltre a rispondere, l'agente può collegarsi ai gestionali e fare operazioni, non solo suggerirle. Come funziona sta in Agenti AI.

Chi vede cosa? E come si verifica una risposta?

• Permessi. L'agente risponde solo a chi è autorizzato a conoscere quell'informazione, secondo i permessi dell'azienda.
• Fonte sempre citata. Ogni risposta indica il documento da cui arriva, e la fonte è verificabile con un clic.
• Regole vostre. Si possono inserire procedure personalizzate che dicono all'agente come interpretare certi file e come rispondere su certi temi.

Dove finiscono i documenti?

• In cloud: solo modelli in regime Zero Data Retention (nessun dato usato per addestramento), cloud UE, cifratura a riposo con una chiave unica per cliente.
• In locale: quando la documentazione è riservata, tutto gira sui server dell'azienda. Per Simec nessun manuale esce dall'azienda.

Che risultati si ottengono?

• Simec (costruttore di macchinari): 600 GB di documentazione tecnica in più lingue, tra cui italiano, inglese, tedesco, portoghese e arabo. Per trovare un'informazione in un manuale si passa da 12 minuti a 30 secondi. Le richieste più delicate restano a un operatore.
• Co.Mas (gru): la riconciliazione di ordini, DDT e fatture su Adiuto è passata da tre persone a una, con 189 ore al mese stimate di lavoro risparmiato.

Cosa deve sapere il responsabile IT prima di iniziare?

• Nessuna modifica al DMS: ci si aggancia tramite connettore, API o accesso ai dati.
• I permessi seguono le regole dell'azienda: l'agente non allarga chi vede cosa.
• Si sceglie all'inizio, per iscritto, cosa va in cloud e cosa resta in locale.
• Tutto è tracciato: si tiene il log delle domande e delle risposte, con le fonti citate — chi ha chiesto cosa, cosa gli è stato risposto e su quale documento.
• Accesso con SSO, e volendo anche con 2FA: si entra con le credenziali aziendali già in uso, senza un'altra password da gestire.

Quando non conviene?

Quando l'azienda non sa nemmeno che documenti ha e quali procedure vengono seguite. È l'unico caso in cui diciamo di fermarsi: un agente costruito sopra un archivio che nessuno sa descrivere risponde male, e sembrerà colpa dell'AI. Lì il primo lavoro non è l'AI, è mettere in chiaro cosa c'è e come si lavora.

È perfetto, invece, quando le procedure ci sono già — scritte, anche solo in parte — oppure quando i responsabili di reparto sono disponibili a crearle direttamente dentro il cervello aziendale. In questo secondo caso mettere ordine e costruire l'agente sono la stessa cosa: il responsabile scrive la procedura una volta, dentro il sistema, e da quel momento l'agente la usa per rispondere a tutti.