In sintesi
Centro Sicurezza Uno, a Istrana (TV), manda fuori quattro tecnici tutti i giorni. Ogni intervento produceva un foglio: compilato sul posto, firmato dal cliente, riportato la sera e ridigitato da qualcun altro. Prima di ogni giro c’erano due persone — il titolare e l’amministrativa — che stampavano i moduli e organizzavano le uscite: sette giorni al mese. Abbiamo costruito il gestionale che tiene insieme uscite, compilazione su tablet, firma e analisi.
Qual era il problema?
Il costo non stava in un punto solo, ed è il motivo per cui prima non lo aveva contato nessuno.
- La carta arrivava in ufficio in ritardo, e a volte non arrivava. Il rapportino veniva compilato su fogli dati dai manutentori, riportato la sera a casa e ridigitato il giorno dopo — o il venerdì. Fino ad allora, in ufficio, quell'intervento non era mai successo.
- Ogni rapportino veniva scritto due volte. Una dal tecnico davanti al cliente, una da chi in ufficio lo ribatteva, interpretando la calligrafia dove serviva. Il secondo passaggio non aggiungeva niente a quello che era già stato scritto.
- L'organizzazione delle uscite era un lavoro a sé. Chi va, dove, quando, con cosa: deciso e comunicato ogni volta, e poi ricopiato nei dati del cliente in fondo al giro.
- La stampa dei moduli era un rituale fisso. Preparare i fogli prima di uscire, per ogni tecnico, per ogni giro.
- L'analisi di fine mese si faceva sulla carta. Quante uscite, su quali clienti, con quali tempi: per rispondere bisognava rileggere la pila.
Stampare i moduli e organizzare i giri erano due persone — il titolare e l’amministrativa — per sette giorni al mese: una settimana lavorativa piena che non compariva in nessun conto, perché non produceva una fattura da nessuna parte.
Cosa abbiamo costruito?
Non un'app per i rapportini: il posto da cui si organizza il lavoro e in cui il lavoro fatto torna da solo. Copre quattro passaggi che prima erano quattro lavori separati.
1. L'organizzazione delle uscite
Chi va, dove, quando. È il pezzo a monte, ed è quello che rende inutile ricopiare i dati del cliente in fondo al giro: il rapportino nasce già sapendo dove sta andando, con il cliente, l'indirizzo e cosa c'è da fare già dentro.
2. La compilazione su tablet
Il tecnico compila dove lavora, non la sera a casa. Il modulo gli arriva già pieno di quello che l'azienda sa: il suo lavoro è aggiungere quello che è successo oggi, non ricostruire il contesto.
È il punto su cui questi progetti si giocano tutto. Se il rapportino digitale arriva vuoto, al tecnico costa più tempo della carta — e dopo tre settimane torna alla carta, con ragione.
3. La firma sul posto
Raccolta sul tablet a fine intervento, lo stesso momento in cui si raccoglieva sul foglio. È il passaggio che chiude il giro: senza firma presa lì, il documento dovrebbe comunque tornare in ufficio, e tutto il resto della digitalizzazione diventerebbe un lavoro in più invece che uno in meno.
4. L'analisi di fine mese
I rapportini sono già dati nel momento in cui vengono compilati. Non c'è più una pila da spogliare: le domande di fine mese — quante uscite, su quali clienti, con quali tempi — hanno una risposta invece di un pomeriggio di lavoro.
Che risultati ha dato, e come li abbiamo misurati?
- Sette giorni al mese, due persone. A stampare i moduli e a organizzare i giri erano il titolare e l’amministrativa, per sette giorni ogni mese. Non è una stima: sono le giornate che quel lavoro occupava, contate. Oggi quel lavoro non c’è più — le uscite si organizzano nel gestionale e i moduli non si stampano.
- Zero rapportini su carta: oggi il rapportino firmato viene inviato al cliente e archiviato in automatico. Il passo successivo possibile è collegarlo direttamente alla fatturazione.
- L'intervento è in sistema quando il tecnico esce dal cliente, non due giorni dopo. Chi sta in ufficio smette di lavorare su una realtà vecchia di quarantotto ore, e questo cambia le risposte che si possono dare al telefono, non solo i numeri di fine mese.
Cosa non ha funzionato al primo colpo?
Niente: ha funzionato tutto al primo colpo.
Perché su misura e non un software pronto?
Un modulo digitale da compilare lo fa anche un'app generica, e costa meno: quando è tutto quello che serve, lo diciamo.
Qui non bastava, perché il rapportino doveva incastrarsi con la pianificazione delle uscite e con l'analisi di fine mese. Tre strumenti separati che non si parlano rimettono in mezzo esattamente il lavoro di ricopiatura che si voleva togliere — solo spostato di posto.
Il ragionamento per esteso, con i criteri per decidere da che parte stare, sta in su misura o pacchetto.
Cosa ci ha chiesto il cliente prima di firmare?
«Il rapportino va direttamente in fattura?» Oggi no: viene inviato al cliente e archiviato. Il collegamento con la fatturazione si può aggiungere, ed è il passo successivo naturale.
«E se il tecnico non ha campo?» L’app funziona offline: il tecnico compila e fa firmare come sempre, e il rapportino si sincronizza da solo appena il tablet si ricollega.
Come funzionano i rapportini di intervento digitali, per chi sta ancora valutando: rapportini di intervento.
