Il DDT, documento di trasporto, è il documento che accompagna la merce dal fornitore al cliente e dice cosa è stato consegnato. Prima di registrare una fattura fornitore va confrontato con l'ordine e con la fattura stessa, perché è l'unico dei tre che descrive quello che è arrivato davvero.
Cos'è il DDT?
È il documento emesso da chi spedisce la merce. Viaggia insieme alla merce, chi la riceve lo firma e ne tiene una copia. Lo si chiama spesso ancora bolla, perché ha sostituito la vecchia bolla di accompagnamento.
Per il fornitore il DDT ha soprattutto una funzione fiscale: permette di emettere una sola fattura, anche nel mese successivo, per tutte le consegne di un periodo. Per chi riceve la merce ha una funzione pratica: è la prova di cosa è entrato in magazzino.
[[DA VERIFICARE: riferimenti normativi del DDT (DPR 472/1996) e della fattura differita (art. 21, comma 4, DPR 633/1972), se si vogliono citare in pagina]]
Cosa contiene un DDT?
Le informazioni che ci sono quasi sempre:
- la data di consegna o di spedizione e un numero;
- i dati di chi vende, di chi compra e dell'eventuale trasportatore;
- la descrizione della merce: cosa è, di che qualità, in che quantità;
- spesso il riferimento all'ordine del cliente, che non è obbligatorio ma è quello che permette di collegare il DDT all'ordine senza indovinare.
Di solito il DDT non riporta i prezzi. Quelli stanno nell'ordine e nella fattura.
Perché va confrontato con ordine e fattura?
Perché i tre documenti descrivono la stessa merce da tre punti di vista diversi:
- l'ordine dice cosa avete chiesto e a che prezzo;
- il DDT dice cosa è arrivato;
- la fattura dice cosa vi chiedono di pagare.
Se la fattura viene confrontata solo con l'ordine, si può pagare una merce ordinata ma mai arrivata, o arrivata solo in parte. Se viene confrontata solo con il DDT, si può pagare la quantità giusta a un prezzo diverso da quello concordato. Il controllo completo li mette insieme tutti e tre, e si chiama three way match: lo spieghiamo per intero nella guida al three way match.
Quali sono gli errori più comuni?
Quelli che si trovano più spesso confrontando DDT, ordini e fatture:
- Quantità diverse. Il DDT dice 180 pezzi, l'ordine 200, la fattura 200. Spesso è una consegna parziale e il resto arriverà, ma la fattura non dovrebbe chiedere di pagare anche i 20 mancanti.
- Articoli sostituiti. Il fornitore consegna un articolo equivalente con un codice diverso. Può andare bene, ma qualcuno deve accorgersene e accettarlo.
- Righe non ordinate. In fattura compare una voce che non era nell'ordine, per esempio un imballo o un trasporto.
- Prezzi diversi dall'ordine. La quantità torna ma il prezzo unitario no, per un aumento non concordato o una svista.
- DDT senza riferimento all'ordine. Il documento è giusto, ma non si sa a quale ordine collegarlo, e bisogna cercarlo a mano.
- Annotazioni a penna. Il magazzino corregge a mano la quantità contata davvero. È l'informazione più preziosa del DDT, e la prima che si perde se nessuno la riporta a sistema.
Come si fa il controllo in pratica?
Per ogni fattura si cercano l'ordine e i DDT collegati, e si confrontano le righe una per una: articolo, quantità, prezzo. Le differenze si chiariscono con il magazzino o con il fornitore prima di registrare la fattura.
Con pochi ordini al mese si fa bene a mano. Quando i documenti diventano migliaia l'anno, e i DDT arrivano scansionati con formati diversi da fornitore a fornitore, il controllo tende a ridursi al totale della fattura. Come si può automatizzare, e quando conviene, lo trovate nella pagina sul controllo dei DDT contro ordini e fatture.
Domande frequenti
Le domande che tornano
- Cos'è il DDT?
- Il DDT, documento di trasporto, è il documento che accompagna la merce quando passa dal fornitore al cliente. Dice cosa è stato consegnato, a chi, da chi e quando. Viene chiamato anche bolla, perché ha preso il posto della vecchia bolla di accompagnamento.
- A cosa serve il DDT?
- Serve a documentare la consegna. Per il fornitore è la base per emettere la fattura, anche differita. Per chi riceve la merce è l'unico documento che dice cosa è arrivato davvero, e quindi quello da confrontare con l'ordine e con la fattura prima di pagare.
- Cosa deve contenere un DDT?
- Data, numero, dati di chi vende, di chi compra e dell'eventuale trasportatore, e la descrizione della merce con natura, qualità e quantità. Spesso riporta anche il riferimento all'ordine del cliente, che non è obbligatorio ma rende molto più facile il controllo.
- Che differenza c'è tra DDT e fattura?
- Il DDT documenta la consegna della merce, la fattura documenta quanto si deve pagare. Il DDT di solito non riporta i prezzi, la fattura sì. Per questo vanno confrontati: la fattura dovrebbe chiedere di pagare solo quello che il DDT dice essere arrivato.
