Three Way Check: il software che riconcilia ordini, DDT e fatture, anche quando arrivano in PDF

La differenza si vede sui DDT che arrivano su carta e sugli ordini che si spezzano in più consegne.

"Il mio gestionale riconcilia già": perché spesso non basta?

È la risposta che sentiamo più spesso, e di solito è vera solo a metà. La quadratura del gestionale confronta dati che sono già a sistema e già strutturati.

• La fattura elettronica lo è.
• Il DDT quasi mai: il fornitore lo manda in PDF, a volte arriva solo il cartaceo scansionato, a volte il magazziniere ci scrive sopra a penna.

Finché quel DDT non diventa un dato, il confronto a tre vie è in realtà un confronto a due vie più una persona che guarda un documento. Il lavoro che si voleva togliere è ancora lì: si è solo spostato sul data entry.

Poi ci sono i flussi che nessuna quadratura standard chiude da sola: ordini consegnati in più volte, fatture che raccolgono più DDT, documenti senza riferimenti. Sono la normalità di un ufficio acquisti manifatturiero, non l'eccezione.

Cosa succede quando un ordine ha più DDT e più fatture?

Per noi un flusso è completo quando righe e importi di ordine, conferma d'ordine, tutti i DDT e tutte le fatture collegati tornano fra loro.

I casi più difficili sono i flussi multipli: un DDT o una fattura che contengono righe di più ordini, e quindi appartengono a più flussi contemporaneamente. Un ordine da solo non riesce a "chiuderli", perché metà del documento riguarda un altro ordine. Three Way Check tiene insieme tutti i flussi coinvolti e li chiude insieme.

Due situazioni che vediamo spesso:

• Consegne programmate. Sugli ordini grossi per la produzione si fissano consegne scaglionate nel tempo, per non tenere pezzi fermi in magazzino. L'ordine resta aperto per settimane e ogni DDT ne chiude un pezzo.
• Prezzi cambiati dopo l'ordine. Una svista del fornitore, o un aumento del materiale (sul ferro succede spesso): la fattura non corrisponde più all'ordine, e va visto riga per riga.

E se il fornitore non scrive il riferimento all'ordine su DDT e fattura?

È il problema che ci ha fatto perdere più tempo nel primo progetto. Alcuni fornitori non indicano il numero d'ordine né sul DDT né in fattura, e senza riferimento non c'è niente da incrociare.

Lo abbiamo risolto con un matching intelligente: il sistema confronta il contenuto dei documenti (articoli, quantità, date, importi) e crea da sé il collegamento che il fornitore non ha scritto. Il documento senza riferimenti entra nel flusso giusto come gli altri.

Cosa controlla, riga per riga?

• che la conferma d'ordine rispetti l'ordine;
• che il DDT contenga le voci e le quantità ordinate;
• che la fattura corrisponda a quanto ordinato e consegnato, per voci, quantità e importi;
• sconti diversi da quelli pattuiti;
• voci non ordinate comparse in fattura;
• spese di spedizione o altre spese aggiunte;
• prezzi cambiati rispetto all'ordine.

Cosa vede chi lavora in amministrazione?

Una lista di documenti e flussi: quelli completati e quelli con segnalazioni. Cliccando su una segnalazione si apre esattamente il flusso interessato, con il documento già aperto e, quando c'è, evidenziata la riga in cui sta il problema. L'operatore controlla solo quello, e non scorre mille righe che tornano per trovarne venti che non tornano.

Il sistema non paga e non registra: segnala. La decisione resta a una persona.

Come legge un DDT scansionato o scritto a mano?

Con una pipeline di OCR intelligente che non si limita a riconoscere i caratteri: capisce la struttura visiva del documento (tabelle, intestazioni, righe spezzate su più pagine). Legge anche documenti scansionati storti e annotazioni a mano.

La qualità della lettura dipende dal documento: quanto è leggibile in partenza, sbavature di penna, evidenziatori sopra il testo. Per questo l'operatore ha sempre davanti il documento originale accanto al dato estratto.

Il dettaglio tecnico sta in Quando l'OCR non basta

Su quali gestionali e documentali funziona?

• In produzione: Adiuto, con un connettore che abbiamo sviluppato insieme a un rivenditore Adiuto, e il DMS di TeamSystem. In entrambi i casi senza modificare il software.
• Altri sistemi: ci colleghiamo a qualsiasi sistema che abbia API, accesso al database o esportazioni di file. Su NTS Business passiamo dalle API del gestionale tramite il rivenditore.

Siamo agnostici sul gestionale: non vendiamo licenze di nessun gestionale, quindi non abbiamo interesse a farvelo cambiare.

Come passiamo dalle API di NTS Business sta scritto qui: riscontro a tre vie in NTS

La possibilità è emersa durante il nostro audit nei reparti acquisti, amministrazione e logistica. Il progetto ha richiesto un anno, perché lì il prodotto è nato: abbiamo scoperto i fornitori senza riferimenti e costruito il matching intelligente. Oggi quello che in Co.Mas ha richiesto un anno si attiva in una settimana.

Three Way Check è in uso anche da Italarmadi e da ABC Soccorso. I loro numeri li pubblicheremo quando avremo abbastanza mesi di dati.

Quanto tempo serve per partire?

Una settimana per essere operativi, un mese per adattarlo al vostro flusso: tolleranze, fornitori con abitudini particolari, consegne programmate.

Da voi ci servono tre cose:

• Come lavorate: se siete solo commerciali oppure produttivi, e quindi lavorate a commessa. È la distinzione che cambia il sistema, perché su commessa la riconciliazione deve reggere le consegne scaglionate.
• Il collegamento ai documenti: al documentale o al gestionale in cui stanno già.
• Un insieme di flussi documentali già controllati: flussi di cui conoscete già l'esito, con cui tariamo il sistema.

L'ultimo punto è quello che fa la differenza: servono flussi già verificati da una persona, perché è confrontando l'esito del sistema con quello giusto che si misura se legge bene. Si fa prima di mandarlo in produzione, non dopo.

Quanto costa Three Way Check?

È una licenza a consumo: si paga in base a quanto lo si usa, non con un canone fisso. Si conta su due unità, i documenti e i flussi — il flusso è quello di prima: ordine, conferma d'ordine, N DDT e N fatture che tornano fra loro.

Il prezzo non è pubblicato perché dipende dal volume e dai sistemi da collegare. In una call di 15 minuti vi diamo i numeri, e vi diciamo anche se il conto non torna.

I dati sono al sicuro? Va bene se l'azienda è soggetta a NIS 2?

• Usiamo solo modelli in regime Zero Data Retention: i documenti non vengono conservati dal fornitore del modello né usati per addestrarlo.
• I dati stanno in cloud UE, cifrati a riposo con una chiave unica per ogni cliente: nemmeno i nostri operatori vedono i dati di un cliente senza quella chiave.

Per le aziende soggette a NIS 2 sono misure che aiutano a rispettare i requisiti sulla sicurezza dei fornitori. La valutazione complessiva resta in capo all'azienda, e vi forniamo la documentazione che serve.

Perché scegliere Stabilidea invece di uno strumento pronto?

• Lavoriamo a stretto contatto con la manifattura, in provincia di Treviso e dintorni: il flusso lo guardiamo in azienda, non da una demo.
• Siamo agnostici sul gestionale: ci agganciamo a quello che avete.
• Three Way Check è un prodotto già pronto che adattiamo al vostro flusso, non un progetto da zero. E se il vostro volume non lo giustifica, ve lo diciamo prima.