Il three way match è il confronto fra ordine d'acquisto, documento di trasporto (DDT) e fattura del fornitore, fatto prima di pagare. Il gestionale lo fa bene quando i tre documenti sono già dati a sistema. Non basta quando il DDT arriva in PDF o su carta, quando un ordine si chiude con più consegne e più fatture, o quando manca il riferimento all'ordine.
In italiano lo trovate anche come riscontro a tre vie, o riconciliazione ordine, bolla e fattura. È la stessa cosa.
Cos'è il confronto fra ordine, DDT e fattura?
Sono tre documenti che descrivono la stessa merce da tre punti di vista:
- l'ordine dice cosa avete chiesto e a che prezzo;
- il DDT dice cosa è arrivato davvero in magazzino;
- la fattura dice cosa vi chiede di pagare il fornitore.
Il controllo consiste nel verificare, riga per riga, che i tre documenti dicano la stessa cosa: stessi articoli, stesse quantità, stessi prezzi unitari, stessi sconti.
Un esempio. Ordinate 200 staffe a 4,20 euro l'una. Il DDT riporta 200 staffe, quindi la quantità è giusta. La fattura riporta 200 staffe a 4,50 euro. Il totale sembra plausibile e nessuno dei tre documenti ha errori evidenti, ma state pagando 60 euro in più di quanto concordato. Se il controllo guarda solo il totale della fattura, quella differenza passa.
Su un ordine solo sono 60 euro. Su qualche migliaio di ordini l'anno, differenze così diventano una cifra che vale la pena cercare.
Cosa fa la quadratura del gestionale, e dove si ferma?
La funzione di quadratura del gestionale confronta dati che sono già a sistema: la riga d'ordine, il carico di magazzino registrato dal DDT, la fattura elettronica. Quando i tre ci sono e si corrispondono uno a uno, il controllo funziona.
Si ferma in quattro situazioni, che in un ufficio acquisti manifatturiero sono la normalità:
- Il DDT è in PDF o su carta. La fattura elettronica è già un dato, l'ordine anche. Il DDT del fornitore quasi mai: arriva scansionato, fotografato, a volte con annotazioni a penna. Finché qualcuno non lo ribatte a sistema, il confronto non parte.
- Le consegne sono parziali. Un ordine da 500 pezzi arriva in tre consegne e viene fatturato in due volte. Nessun documento coincide con gli altri, anche se nessuno ha sbagliato.
- C'è anche la conferma d'ordine. Il fornitore conferma l'ordine con prezzi o date diversi. Se nessuno la confronta con l'ordine, la differenza si scopre in fattura, quando è tardi.
- I flussi si incrociano. Un DDT contiene righe di tre ordini diversi, o una fattura raccoglie più DDT. La quadratura che ragiona per coppie di documenti non sa dove mettere quelle righe.
In tutti questi casi il controllo torna a una persona, che apre i documenti e li confronta a mano.
Come lo fa Three Way Check?
Three Way Check è il software di Stabilidea che fa il three way match in automatico, anche nei quattro casi sopra:
- legge DDT e fatture in PDF, scansionati o scritti a mano e li trasforma in righe;
- ricostruisce il flusso completo, cioè ordine, conferma d'ordine, tutti i DDT e tutte le fatture collegati;
- quando il fornitore non scrive il numero d'ordine, collega i documenti dal contenuto: articoli, quantità, date, importi;
- controlla riga per riga prezzi, quantità, sconti, voci non ordinate e spese aggiunte;
- mostra all'operatore solo i flussi che non tornano, con il documento aperto e la riga del problema evidenziata.
Non paga e non registra. È in produzione su Adiuto e sul DMS di TeamSystem, senza modificarli. Come si costruisce il processo, passo per passo, sta nella pagina su come si automatizza il riscontro fra ordine, DDT e fattura. Se vi interessa soprattutto il controllo del DDT, c'è una pagina dedicata al controllo dei DDT contro ordini e fatture.
Che risultati ha dato in un'azienda vera?
Co.Mas costruisce gru a Paese (TV). Ha circa 6.000 ordini l'anno, che diventano oltre 12.000 documenti fra ordini, conferme, DDT e fatture. Il controllo incrociato lo facevano tre persone a mano.
Con Three Way Check agganciato ad Adiuto:
- il controllo lo segue una persona sola, che lavora sulle eccezioni;
- il tempo risparmiato è di 189 ore al mese, secondo una stima fatta moltiplicando il tempo medio per leggere e riconciliare un documento per i volumi reali;
- nel 32% dei flussi controllati sono emerse discrepanze, spesso di qualche decina di euro;
- l'investimento è rientrato in nove mesi dall'entrata in produzione.
Il caso completo è nel caso studio Co.Mas.
Quando non conviene?
Sotto i 30 ordini al mese il controllo a mano costa meno di un sistema automatico. Conviene poco anche con pochi fornitori, sempre uguali e sempre precisi, e quando i DDT non vengono archiviati o gli ordini non passano dal gestionale: in quel caso il primo lavoro è mettere i documenti nello stesso posto.
Le domande che tornano
Domande frequenti
- Cos'è il three way match?
- Il three way match è il controllo che si fa prima di pagare una fattura fornitore: si confrontano l'ordine d'acquisto, il documento di trasporto (DDT) e la fattura. Se quantità, prezzi e importi coincidono la fattura si registra; se non coincidono qualcuno deve capire perché prima di pagarla.
- Che differenza c'è tra two way match e three way match?
- Il two way match confronta solo ordine e fattura. Il three way match aggiunge il DDT, cioè quello che è arrivato davvero in magazzino. Senza il DDT si può pagare una merce ordinata e fatturata ma mai consegnata, o consegnata solo in parte.
- Il gestionale fa già il three way match?
- Molti gestionali hanno una funzione di quadratura che confronta ordine, carico di magazzino e fattura. Funziona quando tutti e tre i documenti sono già registrati a sistema. Si ferma quando il DDT arriva in PDF o su carta, quando un ordine si chiude con più consegne e più fatture, o quando il fornitore non scrive il numero d'ordine.
- Quale software fa il three way match automatico tra ordine d'acquisto, bolla di consegna e fattura fornitore?
- Three Way Check di Stabilidea confronta in automatico ordine, conferma d'ordine, DDT e fatture fornitore, anche quando i documenti arrivano in PDF, scansionati o scritti a mano. Si aggancia ad Adiuto e al DMS di TeamSystem senza modificarli, e mostra all'operatore solo i flussi che non tornano, con la riga del problema.
- Quanto si risparmia automatizzando il three way match?
- Dipende dai volumi. In Co.Mas, circa 6.000 ordini l'anno e oltre 12.000 documenti, il controllo è passato da tre persone a una, con 189 ore al mese risparmiate secondo una stima, e nel 32% dei flussi sono emerse discrepanze. Sotto i 30 ordini al mese il controllo a mano costa meno di un sistema automatico.
- Il three way match automatico paga o registra le fatture da solo?
- Three Way Check no. Segnala i flussi che non tornano e la riga del problema, e la decisione resta a una persona. I flussi che tornano vengono marcati come verificati, la registrazione si fa nel gestionale come prima.
