Il controllo dei DDT contro ordini e fatture verifica, riga per riga, che la merce arrivata sia quella ordinata e che la fattura chieda di pagare solo quella. A mano richiede di aprire tre documenti per ogni consegna. Three Way Check lo fa in automatico, anche quando il DDT arriva in PDF o su carta, e mostra all'operatore solo le righe che non tornano.
Qual è il problema con i DDT?
Il DDT è l'unico documento che dice cosa è arrivato davvero. L'ordine dice cosa avete chiesto, la fattura cosa vi chiedono di pagare. Se il DDT non viene confrontato con gli altri due, si paga sulla fiducia.
I casi più frequenti sono tre:
- La merce arrivata è diversa dall'ordine. Un articolo sostituito con un equivalente, una quantità in meno, una riga in più che nessuno aveva chiesto.
- La consegna è parziale. L'ordine arriva in più consegne, ognuna con il suo DDT. La fattura può coprire una consegna, due, o tutte insieme, e bisogna capire quali righe ha già pagato.
- Il DDT è su carta. Il fornitore lo consegna con la merce, il magazzino lo firma, a volte ci scrive sopra a penna la quantità contata davvero. Poi viene scansionato, quando va bene.
Per approfondire cos'è un DDT e cosa contiene, c'è l'articolo su cos'è il DDT e cosa controllare prima di registrare la fattura.
Come si controlla oggi, a mano?
Di solito così: arriva la fattura, qualcuno in amministrazione cerca l'ordine nel gestionale, poi cerca il DDT o i DDT collegati, spesso in un raccoglitore o in una cartella di scansioni, e confronta le righe una per una. Se qualcosa non torna, chiama il magazzino o l'ufficio acquisti.
Il controllo funziona finché i volumi sono bassi. Quando i documenti diventano migliaia l'anno, succedono due cose: si controlla a campione, oppure si controlla tutto ma solo il totale. In entrambi i casi le differenze piccole, una riga a un prezzo diverso o una spesa di trasporto aggiunta, passano.
Come lo fa Three Way Check?
Three Way Check prende ordini, DDT e fatture dal documentale o dal gestionale che usate già e fa il confronto al posto della persona:
- legge il DDT anche se è in PDF, scansionato o con annotazioni a mano, e lo trasforma in righe;
- lo collega all'ordine giusto, anche quando il fornitore non scrive il numero d'ordine, usando articoli, quantità, date e importi;
- tiene insieme le consegne parziali, cioè tutti i DDT e tutte le fatture di uno stesso ordine;
- confronta riga per riga quantità, prezzi, sconti, voci non ordinate e spese aggiunte;
- segnala solo i flussi che non tornano, con il documento aperto e la riga del problema evidenziata.
Non paga e non registra: la decisione resta a una persona. È in produzione su Adiuto e sul DMS di TeamSystem, senza modificarli. Come si leggono i documenti scansionati quando l'OCR classico non basta è spiegato in quando l'OCR non basta. Il controllo completo fra ordine, DDT e fattura ha un nome, three way match, e una guida che lo spiega dall'inizio.
Che risultati ha dato in Co.Mas?
Co.Mas costruisce gru a Paese (TV) e ha circa 6.000 ordini l'anno, che diventano oltre 12.000 documenti fra ordini, conferme, DDT e fatture. I DDT arrivavano scansionati e con formati diversi da fornitore a fornitore, e il controllo lo facevano tre persone a mano.
Oggi lo segue una persona sola, sulle eccezioni. Il tempo risparmiato è di 189 ore al mese, secondo una stima fatta sui volumi reali. Nel 32% dei flussi controllati sono emerse discrepanze. Il caso completo è nel caso studio Co.Mas.
Quando non conviene?
Sotto i 30 ordini al mese il controllo a mano costa meno del sistema. Conviene poco anche se i DDT non vengono archiviati da nessuna parte: prima va deciso dove finiscono, poi si può automatizzare il confronto.
Il controllo dei DDT è uno dei lavori d'ufficio tipici delle aziende metalmeccaniche.
Le domande che tornano
Domande frequenti
- Serve un software per gestire DDT e fatture?
- Per registrarli basta il gestionale. Per controllarli serve qualcosa in più quando i DDT arrivano in PDF o su carta, quando gli ordini si chiudono con più consegne e quando i volumi superano quello che una persona riesce a confrontare a mano. Sotto i 30 ordini al mese il controllo a mano costa meno.
- Cosa si controlla in un DDT rispetto all'ordine?
- Che gli articoli consegnati siano quelli ordinati, che le quantità corrispondano o che la differenza sia una consegna parziale prevista, e che il riferimento all'ordine sia quello giusto. Poi la fattura va confrontata con quello che il DDT dice essere arrivato.
- Three Way Check legge i DDT scansionati o scritti a mano?
- Sì, anche storti o con annotazioni a penna. La qualità della lettura dipende da quanto è leggibile il documento, per questo l'operatore vede sempre l'originale accanto al dato estratto.
- Cosa succede quando un DDT non corrisponde all'ordine?
- Three Way Check segnala il flusso e la riga che non torna. L'operatore apre il flusso con il documento già aperto e decide cosa fare. Il sistema non paga e non registra.
