Three-way match sul DMS di TeamSystem: come funziona

Sul DMS di TeamSystem Three Way Check gira senza modificare il software: prende ordini, DDT e fatture dal documentale, li confronta riga per riga e lascia fuori dal flusso contabile i casi che non tornano, finché una persona non li chiude. L'integrazione è completata e in produzione presso un cliente.

Il processo è quello descritto nella pagina generale sul riscontro a tre vie: ordine, DDT, fattura, e i punti in cui il confronto si inceppa. Qui c'è quello che cambia quando il sistema di partenza è il DMS di TeamSystem. Se il three way match è un concetto nuovo, la guida al three way match lo spiega dall'inizio.

Da dove prende i dati il riscontro sul DMS di TeamSystem?

[[DA COMPLETARE: da dove arrivano ordini, DDT e fatture (DMS, gestionale TeamSystem, fattura elettronica), con quale canale di integrazione e con quale ruolo del rivenditore TeamSystem]]

Il DMS di TeamSystem non è un nostro prodotto: è il documentale che il cliente usa già, e a cui ci siamo collegati. Lo stesso collegamento lo usiamo anche per gli agenti AI che rispondono sui documenti dell'azienda, come raccontiamo nella pagina sull'automazione della gestione documentale.

Dove resta il lavoro manuale?

Sui documenti che non sono già dati. La fattura elettronica lo è. Il DDT del fornitore quasi mai: arriva in PDF, scansionato o su carta, e va trasformato in righe prima di poter essere confrontato.

Three Way Check legge anche i documenti scansionati e quelli con annotazioni a mano. La qualità della lettura dipende da quanto è leggibile il documento, per questo l'operatore ha sempre davanti l'originale accanto al dato estratto. Il dettaglio tecnico sta in quando l'OCR non basta.

[[DA COMPLETARE: in quale punto del DMS vengono presi i DDT e le fatture, e dove torna l'esito]]

Cosa si confronta, riga per riga?

Il confronto non si ferma al totale. Su ogni riga si guardano:

• le quantità, anche quando l'ordine arriva in più consegne;
• i prezzi unitari rispetto a quelli dell'ordine e della conferma d'ordine;
• sconti e maggiorazioni, compresi quelli in cascata;
• le voci non ordinate comparse in fattura;
• le spese aggiunte, come il trasporto.

Quando il fornitore non scrive il numero d'ordine su DDT e fattura, il collegamento si ricava dal contenuto dei documenti: articoli, quantità, date, importi.

Come si gestiscono le eccezioni senza bloccare la contabilità?

Il sistema non registra e non paga. I flussi che tornano vengono marcati come verificati. Quelli che non tornano restano fuori dal flusso contabile, in un elenco che dice cosa non va e su quale riga di quale documento. Cliccando su una segnalazione l'operatore apre il flusso con il documento già aperto e la riga evidenziata, e decide cosa fare.

[[DA COMPLETARE: dove vede l'esito l'operatore, se dentro TeamSystem o sull'interfaccia di Three Way Check]]

Quanto tempo serve per partire?

Una settimana per essere operativi, un mese per adattare il sistema al vostro flusso: tolleranze, fornitori con abitudini particolari, consegne programmate. Servono il collegamento al DMS e un insieme di flussi già controllati da una persona, con cui si misura se il sistema legge bene prima di andare in produzione.

[[DA COMPLETARE: passaggi tecnici specifici dell'attivazione su TeamSystem, se diversi da quelli generali]]

Cosa chiedere al rivenditore TeamSystem?

[[DA COMPLETARE: le domande da fare al rivenditore TeamSystem prima di partire, sul modello delle tre domande della pagina NTS]]

Quando non conviene?

Se i volumi sono bassi. Sotto i 30 ordini al mese il controllo a mano costa meno del sistema.

Se lavorate con pochi fornitori, sempre uguali e sempre precisi. Il margine di miglioramento è sottile.

Se i DDT non vengono archiviati nel DMS. Il primo lavoro è mettere i documenti nello stesso posto, non automatizzare il confronto.